ISODECK Sözleşme Yönetimi; sözleşmelerin hazırlanması, gözden geçirilmesi, revizyon yönetimi, onay süreçleri, elektronik imzalanması ve arşivlenmesi dahil tüm sözleşme yaşam döngüsünü dijital ortamda yönetmenizi sağlar.
Hukuk, satın alma, finans ve operasyon ekiplerinin birlikte çalıştığı kurumsal sözleşme süreçleri; ISODECK’in esnek süreç altyapısı sayesinde işletmeye özel olarak tasarlanabilir.
Dağınık Word dosyaları, e-posta üzerinden yürüyen onay süreçleri, kaybolan revizyonlar ve kaçırılan terminler yerine; tüm sözleşmeler tek bir merkezi yapı altında izlenebilir ve yönetilebilir.
Elektronik imza, yasal olarak kabul edilen bir imza yöntemi olup, işletmelere kolaylık ve hız sağlar.
Her Sözleşme Bir Süreç Olarak Yönetilir
ISODECK Sözleşme Yönetimi her sözleşmeyi;
- Hazırlama,
- İnceleme,
- Revizyon,
- Onay,
- Elektronik imzalama,
- Yürürlük,
- Süre ve termin takibi
adımlarından oluşan yaşayan bir süreç olarak ele alınır.
Sözleşme türüne göre farklı iş akışları tanımlanabilir. Örneğin belirli sözleşmeler hukuk birimi incelemesinden geçebilir, finans veya satın alma onayı gerektirebilir ya da tutara göre farklı onay akışlarına yönlenebilir.
Bu sayede:
- Süreçler standartlaşır,
- Onay gecikmeleri azalır,
- Tüm hareketler kayıt altına alınır,
- Tüm değişiklik geçmişi saklanır ve sözleşme içeriğindeki değişiklikler izlenebilir.
Revizyon ve Değişiklik Geçmişinin İzlenmesi
Sözleşme yönetimi süreçlerinde en önemli sorunlardan biri farklı Word dosyalarının e-posta ile dolaşması ve hangi versiyonun güncel olduğunun kaybedilmesidir.
ISODECK tüm revizyon geçmişini saklar ve sözleşme içeriğinde yapılan değişikliklerin izlenebilmesini sağlar.
Bu sayede:
- Kim hangi değişikliği yaptı,
- Hangi tarihte değişiklik yapıldı,
- Hangi versiyonun onaylandığı,
- Hangi metinlerin değiştirildiği
kolayca takip edilebilir.
Sözleşme Şablonları ve Otomatik Alan Yönetimi
Sözleşmeler manuel yöntemlerle hazırlandığında genellikle önceki benzer bir sözleşme kopyalanır ve taraf, tarih, ücret, süre veya koşul bilgileri dikkatlice değiştirilmeye çalışılır.
Bu yöntem:
- Zaman kaybına,
- Unutulan alanlara,
- Yanlış bilgilerle hazırlanan sözleşmelere
neden olabilir
ISODECK ile farklı sözleşme türleri için standart sözleşme şablonları oluşturulabilir. Önemli sözleşme alanları süreç verileri ile ilişkilendirilir ve sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.
Örneğin firma bilgileri, sözleşme süresi veya iletişim bilgileri değiştiğinde yalnızca ilgili süreç alanındaki değer güncellenir. Sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.
Bu sayede:
- Manuel düzenleme ihtiyacı azalır,
- Standart yapı korunur,
- Sözleşmeler daha hızlı hazırlanabilir,
- Hata riski düşürülebilir.
Elektronik İmza ve OTP ile İmzalama
ISODECK; sözleşmelerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES), Mobil İmza veya SMS + OTP + Zaman Damgası yöntemleriyle imzalanabilmesini destekler.
Elektronik imza süreçleri sayesinde:
- Fiziksel evrak trafiği azalır,
- İmza süreçleri hızlanır,
- Uzaktan imzalama mümkün hale gelir,
- İşlemler kayıt altına alınır.
Üyelik, abonelik veya bireysel müşteri süreçlerinde elektronik imza kullanamayan kullanıcılar için SMS doğrulama (OTP) ve Zaman Damgası yöntemleri kullanılabilir.
Harici İmzacıların Sürece Dahil Edilmesi
Sözleşmenin tarafı ISODECK kullanıcısı olmasa bile sistem üzerinden güvenli şekilde imzalama yapabilir.
İmza sırası gelen harici imzacılar “İmzaya Davet” fonksiyonu ile sisteme davet edilir. Kullanıcı kendisine gönderilen bağlantı üzerinden sisteme erişerek elektronik imza veya mobil imza ile imzalama işlemini tamamlayabilir.
Gelen Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi
İşletmeler yalnızca kendi hazırladıkları sözleşmeleri değil, karşı taraftan gelen sözleşme taslaklarını da yönetmek zorundadır.
Karşı tarafın gönderdiği Word veya PDF sözleşme taslakları ISODECK içine alınarak:
- Hukuk inceleme süreçleri,
- Departman görüşleri,
- Revizyon notları,
- Onay akışları
tek bir süreç üzerinden yönetilebilir.
Taslak sözleşme üzerindeki değişiklikler süreç boyunca takip edilir ve tüm geçmiş kayıt altına alınır.
Eski Sözleşmelerin Sayısallaştırılması
Bir sözleşme yönetimi sistemine geçiş öncesinde işletmelerin elinde çok sayıda fiziksel veya dağınık elektronik sözleşme bulunabilir.
ISODECK ile:
- Mevcut sözleşmeler kayıt altına alınabilir,
- Önemli sözleşme bilgileri sisteme girilebilir,
- Elektronik dosyalar yüklenebilir,
- Fiziksel sözleşmeler taranarak sisteme aktarılabilir.
Tüm sözleşmeler merkezi dijital arşiv altında toplanır.
OCR Destekli Dijital Arşiv
Sözleşmelerin farklı klasörlerde, e-posta kutularında veya fiziksel arşivlerde dağınık şekilde bulunması; geçmiş sözleşmelere erişimi ve kontrolü zorlaştırabilir.
ISODECK ile yeni oluşturulan sözleşmelerin yanı sıra geçmiş yıllara ait elektronik veya taranmış sözleşmeler de tek bir merkezi dijital arşiv altında toplanabilir.
[ GÖRSEL ]
Sisteme yüklenen belgeler üzerinde otomatik Türkçe OCR işlemleri uygulanır. Böylece yalnızca tanımlı alanlar üzerinden değil, sözleşme içeriğinde geçen kelimelere göre de arama yapılabilir.
Bu sayede:
- Eski sözleşmelere hızlı erişim sağlanabilir,
- Fiziksel arşiv bağımlılığı azaltılabilir,
- Sözleşme içerikleri merkezi olarak yönetilebilir,
- Belirli bir firma, konu, tarih veya ifade geçen sözleşmeler saniyeler içinde bulunabilir.
Sözleşme Yönetimi Süreçlerini kullanmadan Elektronik Sözleşme Düzenlemek