ISODECK: Bulut EBYS

Yazışmalarını, sözleşmelerini,
KEP İletilerini, UETS tebligatlarını tek platformda yönet


Bir resmi yazışma düzenleyip göndermek ne kadar kolay olabilir?

Keşfetmek için videoyu izle

Çözümler

  • Elektronik Belge Yönetimi

    TS 13298 belgeli ISODECK ile çekmecelerde, dolaplarda veya çalışanların bilgisayarlarında saklanan tüm belgeleri bir araya getir.

  • E-İmza

    Yazışmalarını, sözleşmelerini veya diğer tüm belgelerini elektronik veya mobil imza ile imzalayabilirsin.

  • KEP ve UETS

    Sahip olduğun KEP ve UETS hesaplarını ISODECK e bağlayabilir, konforlu ve kontrollü bir ortamdan alım / gönderim yapabilirsin.

  • Kep İK Bildirimleri

    Personeline tekil veya toplu KEP bildirimleri gönderebilirsin. Bordro, Görev tanımı, Görev değişikliği, İzin kullanımı, Savunma talebi, İhtar, Genel duyuru vs.

  • ISO 27001 Süreçleri

    BGYS ekibine ve ISO 27001 danışmanına yönelik hazırlanmış iş süreçleri, belgelendirme sürecinde ve sonrasında en büyük yardımcın olacaktır.

Elektronik Belge Yönetimi Nedir?

EBYS kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda dokümanların düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir sistemdir.

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) özellikle Kamu kurumlarında yaygın olarak kullanılmaktadırlar.

TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı

Kamu kurumlarında hizmet veren EBYS yazılımları için TS 13298 standardı zorunludur. TS 13298 zorlu ve yüksek maliyetli bir belgedir ve her yıl denetlenir.

ISODECK, TS 13298 kalitesinde Elektronik Belge Yönetimini bulut üzerinden sana getiriyor.

EBYS ne gibi faydalar sağlar?

  1. Kuruma gelen, üretilen ve gönderilen tüm belgeler tek bir sistem altında toplanmış olur
  2. Çalışanların çekmecesinde, dolabında veya kişisel bilgisayarında bulunan ve ihtiyaç anında erişilmesi güç olan belgeler tarih olur
  3. Kurum için bir standart dosya planı oluşturulur
  4. Belgelerin saklama süreleri ve imha planları belirlenir
  5. Kurumda üretilen tüm belgeler kurumsal kimliğe ve şirket politikasına uygun olur
  6. Taranarak sisteme kazandırılan belgelere otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulanır
  7. Tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapılabilir
  8. Fiziksel arşiv yönetilebilir. (Oda, dolap, raf)
  9. Belgeler Elektronik İmza ile imzalanabilir
  10. Gelen / Giden Evrak takibi yapılır

Kurumsal Hafıza

Bir kurumun en önemli değeri zaman içinde biriktirdiği “know-how” dır. Çalışanların belleğinde biriken ve işten ayrılmasıyla kaybolan bu değerli birikimi korumak ve bir düzen altına alabilmek için en önemli yardımcımız bir EBYS dir.

ISODECK senin için tasarlandı

Süreçlerini, politikalarını, görev tanımlarını, acil eylem planlarını ve kontrol listelerini yönetebilecek bir sistem oluşturmak belki hep gündemindeydi.

Zamansızlık veya yüksek maliyetler nedeniyle sürekli ertelediğin bu sistemi şimdi kolaylıkla elde edebilirsin.

İhtiyaç duyduğun ivmeyi sağlamak için ISODECK görev almaya hazırdır.

Elektronik Sözleşmeler

E-sözleşmeler, kağıt bazlı sözleşmelerin yerini alan ve dijital ortamda imzalanan sözleşmelerdir.

Bu tür sözleşmeler, işlem sürecini hızlandırır, belge yönetimini kolaylaştırır ve coğrafi sınırları aşarak uzaktan çalışma gibi esnek çalışma modellerine geçişi mümkün kılar.

Ayrıca, e-sözleşmelerin elektronik ortamda saklanması, kağıt bazlı sözleşmelerin kaybolma riskini ortadan kaldırır ve işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.

Daha fazla bilgi

Sözleşmeler ISODECK ile nasıl düzenlenir?

ISODECK bir web tabanlı yazışma editörü içerir. Bu editör kurumsal kimliğine uygun ve evrak sayı takibinin yapıldığı yazışmaları düzenlemek için oldukça elverişlidir.

Microsoft Word de düzenlenmiş belgelerin içeriği kopyala yapıştır yöntemi ile ISODECK e aktarılabilir.

Haricen düzenlenmiş belgeler

Haricen hazır durumda olan sözleşme veya belgeler, olduğu gibi alınıp imzalanabilirler.

İmzacı sayısında bir sınırlama yoktur.

Belgelerin İmzalanması

Belgeler imzaya hazır hale geldiğinde eğer belgenin imzacıları ISODECK kullanıcısı ise, kullanıcılar kendilerini bekleyen imzaları doğrudan görebilir ve imzalayabilirler.

Harici İmzacılar

Bir harici imzacının imza sırası geldiğinde, ISODECK, “İmzaya Davet” fonksiyonunu kullanarak imzacıyı sisteme davet eder.

Kendisine gönderilen bağlantıyı takip ederek ISODECK e gelen harici imzacı imzalama işlemini tamamlar ve isterse sözleşmenin bir kopyasını indirebilir.

ISODECK Özellikleri

  • Web Tabanlı Editör

    Başka bir yazılıma ihtiyaç duymadan, bilgisayarın veya tabletinle yazışmalarını, sözleşmelerini, mutabakatlarını, personel bildirimlerini düzenleyebilirsin.

  • EBYS Google Drive Entegrasyonu

    Kendi Google Drive hesabında, istersen sadece önemli olanları, istersen de tüm ISODECK belgelerini saklayabilirsin. Bu belgelere senin dışında hiç kimse ulaşamaz.

  • Toplu Yazışma Oluşturma

    Hitap ve iletişim bilgilerini içeren bir Excel dosyası ile, yüzlerce, binlerce yazışmayı, saniyeler içinde oluşturabilirsin.

  • Mail Merge

    Toplu yazışmalarda, şablonlar içinde değişkenler kullanarak her alıcıya farklı içerik üretebilirsin.

  • İmzalama / İşlem Hızı

    Toplu yazışmaların veya İK Kep bildirimlerin var. Ne kadar hızlı olursa o kadar iyi. Örneğin 1.000 personele bildirimleri sadece 10 dakika içinde imzalayıp KEP üzerinden gönderebilirsin.

  • SMS Gönderimi

    Personeline veya müşterilerine kendi kurumsal SMS hesabın ile tekil veya toplu gönderimler yapabilirsin.

  • E-Posta gönderimi

    Personeline veya müşterilerine kendi kurumsal E-Posta hesabın ile tekil veya toplu gönderimler yapabilirsin.

Google Drive Kullanımı

ISODECK’in en zorlu görevlerinden biri, bilgi güvenliği açısından kullanıcısının güvenini kazanmaktır.

Bu nedenle ISODECK, inisiyatifin tamamen kullanıcıda olduğu bir model sunmaktadır.

İster sadece önemli belgeleri, isterse de tüm belgeleri kendi Google Drive hesabında saklayabilirsin.

Hassas Olmayan Kapsam

Google Drive a bağlanmak için, ISODECK senden hesap adı dışında bir şey talep etmez. Bu bilgi Google tarafından “Hassas Olmayan Kapsam” (Non-sensitive Scope) olarak sınıflandırılır.

Mevcut veya yeni açacağın bir Google Drive hesabını güvenle kullanabilirsin, çünkü

ISODECK bağlandığı Drive hesabında kendi oluşturduğu dosyaların dışında hiçbir şey göremez.

Google Drive hakkında daha fazla bilgi …