ISODECK: Bulut EBYS
Yazışmalarını, sözleşmelerini,
KEP İletilerini, UETS tebligatlarını tek platformda yönet
Bir resmi yazışma düzenleyip göndermek ne kadar kolay olabilir?
Keşfetmek için videoyu izle
EBYS kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda dokümanların düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlayan bir sistemdir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) özellikle Kamu kurumlarında yaygın olarak kullanılmaktadırlar.
TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı
Kamu kurumlarında hizmet veren EBYS yazılımları için TS 13298 standardı zorunludur. TS 13298 zorlu ve yüksek maliyetli bir belgedir ve her yıl denetlenir.
ISODECK, TS 13298 kalitesinde Elektronik Belge Yönetimini bulut üzerinden sana getiriyor.
EBYS ne gibi faydalar sağlar?
- Kuruma gelen, üretilen ve gönderilen tüm belgeler tek bir sistem altında toplanmış olur
- Çalışanların çekmecesinde, dolabında veya kişisel bilgisayarında bulunan ve ihtiyaç anında erişilmesi güç olan belgeler tarih olur
- Kurum için bir standart dosya planı oluşturulur
- Belgelerin saklama süreleri ve imha planları belirlenir
- Kurumda üretilen tüm belgeler kurumsal kimliğe ve şirket politikasına uygun olur
- Taranarak sisteme kazandırılan belgelere otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulanır
- Tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapılabilir
- Fiziksel arşiv yönetilebilir. (Oda, dolap, raf)
- Belgeler Elektronik İmza ile imzalanabilir
- Gelen / Giden Evrak takibi yapılır
Kurumsal Hafıza
Bir kurumun en önemli değeri zaman içinde biriktirdiği “know-how” dır. Çalışanların belleğinde biriken ve işten ayrılmasıyla kaybolan bu değerli birikimi korumak ve bir düzen altına alabilmek için en önemli yardımcımız bir EBYS dir.
ISODECK senin için tasarlandı
Süreçlerini, politikalarını, görev tanımlarını, acil eylem planlarını ve kontrol listelerini yönetebilecek bir sistem oluşturmak belki hep gündemindeydi.
Zamansızlık veya yüksek maliyetler nedeniyle sürekli ertelediğin bu sistemi şimdi kolaylıkla elde edebilirsin.
İhtiyaç duyduğun ivmeyi sağlamak için ISODECK görev almaya hazırdır.
E-sözleşmeler, kağıt bazlı sözleşmelerin yerini alan ve dijital ortamda imzalanan sözleşmelerdir.
Bu tür sözleşmeler, işlem sürecini hızlandırır, belge yönetimini kolaylaştırır ve coğrafi sınırları aşarak uzaktan çalışma gibi esnek çalışma modellerine geçişi mümkün kılar.
Ayrıca, e-sözleşmelerin elektronik ortamda saklanması, kağıt bazlı sözleşmelerin kaybolma riskini ortadan kaldırır ve işletmelere zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
Sözleşmeler ISODECK ile nasıl düzenlenir?
ISODECK bir web tabanlı yazışma editörü içerir. Bu editör kurumsal kimliğine uygun ve evrak sayı takibinin yapıldığı yazışmaları düzenlemek için oldukça elverişlidir.
Microsoft Word de düzenlenmiş belgelerin içeriği kopyala yapıştır yöntemi ile ISODECK e aktarılabilir.
Haricen düzenlenmiş belgeler
Haricen hazır durumda olan sözleşme veya belgeler, olduğu gibi alınıp imzalanabilirler.
İmzacı sayısında bir sınırlama yoktur.
Belgelerin İmzalanması
Belgeler imzaya hazır hale geldiğinde eğer belgenin imzacıları ISODECK kullanıcısı ise, kullanıcılar kendilerini bekleyen imzaları doğrudan görebilir ve imzalayabilirler.
Harici İmzacılar
Bir harici imzacının imza sırası geldiğinde, ISODECK, “İmzaya Davet” fonksiyonunu kullanarak imzacıyı sisteme davet eder.
Kendisine gönderilen bağlantıyı takip ederek ISODECK e gelen harici imzacı imzalama işlemini tamamlar ve isterse sözleşmenin bir kopyasını indirebilir.
ISODECK’in en zorlu görevlerinden biri, bilgi güvenliği açısından kullanıcısının güvenini kazanmaktır.
Bu nedenle ISODECK, inisiyatifin tamamen kullanıcıda olduğu bir model sunmaktadır.
İster sadece önemli belgeleri, isterse de tüm belgeleri kendi Google Drive hesabında saklayabilirsin.
Hassas Olmayan Kapsam
Google Drive a bağlanmak için, ISODECK senden hesap adı dışında bir şey talep etmez. Bu bilgi Google tarafından “Hassas Olmayan Kapsam” (Non-sensitive Scope) olarak sınıflandırılır.
Mevcut veya yeni açacağın bir Google Drive hesabını güvenle kullanabilirsin, çünkü
ISODECK bağlandığı Drive hesabında kendi oluşturduğu dosyaların dışında hiçbir şey göremez.