Fatura kontrol ve onay sürecini dijitalleştirin
ISODECK Fatura Onay Sistemi; e-fatura, e-arşiv ve diğer tedarikçi faturalarının ödeme veya muhasebe kaydı öncesindeki kontrol ve onayını yönetir; e-irsaliyeleri de ilgili fatura, sipariş ve mal kabul kayıtlarıyla birlikte sürece dahil eder.
- Kuruma özel fatura kontrol ve onay akışları
- Satın alma, sipariş ve mal kabul bağlantıları
- ERP ve özel entegratörlerle bütünleşik çalışma
Faturayı satın alma ve ödeme sürecinin bir parçası olarak yönetin
Fatura onay süreçleri, işletmeye gelen faturaların ödeme veya muhasebe kaydı öncesinde doğru kişiler tarafından kontrol edilmesini, onaylanmasını ve izlenmesini sağlar. ISODECK ile e-fatura, e-arşiv ve tedarikçi faturaları dijital bir onay sürecine alınır.
Faturalar; tedarikçi, şirket, departman, proje, masraf merkezi, satın alma talebi, sipariş, irsaliye veya sözleşme bilgileriyle ilişkilendirilebilir. Böylece fatura yalnızca onaya gönderilen bir belge olmaktan çıkar; ilgili satın alma ve ödeme sürecinin kontrollü bir parçası haline gelir.
Onay, red, iade, ek bilgi talebi ve açıklama adımları kayıt altına alınır. Hangi faturanın kimde beklediği, neden beklediği ve ne zaman sonuçlandığı süreç boyunca izlenebilir.
Fatura onay sistemi nedir ve nasıl çalışır?
Fatura onay sistemi, gelen faturanın ödeme sürecine alınmadan önce gerekli kontrollerden geçirilmesini sağlar. Kontrol yalnızca faturanın tutarına bakmakla sınırlı değildir; sipariş, teslimat, irsaliye, hizmet kabulü, sözleşme şartları ve bütçe bilgileri de değerlendirilebilir.
Faturayı sisteme alın
Faturayı entegratör, ERP bağlantısı veya yetkili kullanıcı girişiyle sürece dahil edin.
Dayanak kayıtları bağlayın
Tedarikçi, talep, sipariş, irsaliye, kabul, sözleşme ve masraf bilgilerini ilişkilendirin.
İçeriği doğrulayın
Tutar, miktar, vergi, vade ve ticari koşulları ilgili kayıtlarla değerlendirin.
Yetkililere yönlendirin
Tutar, şirket, departman, proje veya tedarikçiye göre iş akışını çalıştırın.
Red ve iadeyi yönetin
Eksik bilgi, uyumsuzluk ve ek açıklama taleplerini gerekçesiyle kaydedin.
Kararı sonuçlandırın
Gerekli onaylar tamamlandığında faturayı sonraki muhasebe veya ödeme adımına hazırlayın.
Kurumsal sisteme iletin
Entegrasyon kurgusuna göre onaylanan bilgileri ERP veya muhasebe sistemine aktarın.
İşlem geçmişini koruyun
Kullanıcı, tarih, karar, açıklama ve ekleri denetlenebilir bir geçmişte saklayın.
Fatura kontrolü, onayı ve entegrasyonu aynı süreçte buluşur
Mevcut sayfanın ürün odaklı özellikleri korunarak daha okunabilir bir yapıda sunulmuştur.
Mobil cihazlardan süreç takibi ve onaylama
Yetkili kullanıcılar bekleyen faturaları mobil cihazlarından görüntüleyebilir, ekleri inceleyebilir, açıklama yazabilir, onaylayabilir veya reddedebilir. Ayrıntılar için ISODECK Mobil Uygulaması sayfasını inceleyebilirsiniz.
Satın alma süreçleriyle entegre fatura onayı
Fatura; ilgili talep, teklif değerlendirme, sipariş ve satın alma koşullarıyla birlikte ele alınabilir. Satın Alma Onay Süreçleri ile aynı kayıt zincirinde çalışabilir.
İrsaliye esaslı mal kabul süreci
ISODECK, e-irsaliye veya irsaliye kaydını esas alarak teslim edilen kalemlerin, miktarların ve kabul sonucunun kaydedildiği mal kabul sürecini yürütür. Oluşan kayıt daha sonra ilgili faturayla ilişkilendirilebilir.
ERP sistemleriyle bütünleşik süreçler
ISODECK, ERP’ye aktarım öncesindeki kurum içi kontrol ve onay sürecini yönetir; onaylanan veriler mevcut sistemin sunduğu servisler üzerinden aktarılabilir.
Bulut, hibrit veya kurum içi kullanım
Kurulum modeli; kurumun güvenlik politikası, belge saklama yaklaşımı, entegrasyon ihtiyacı ve teknik altyapısına göre bulut, hibrit veya on-premise olarak değerlendirilebilir.
Yüksek hacimli işlemler
Yüksek fatura hacminde farklı birimlere dağılan kontrol görevleri, onay bekleyen kayıtlar, iadeler ve gecikmeler ortak listeler ve raporlarla yönetilebilir.
Mal kabul sürecini e-irsaliye üzerinden yönetin
ISODECK Mal Kabul Süreci, e-irsaliye veya irsaliye kaydı esas alınarak başlatılır. İrsaliye ilgili tedarikçi ve siparişle ilişkilendirilir; teslim edilen kalemler ve miktarlar yetkili kullanıcılar tarafından kontrol edilir.
Teslim alınan miktar, kabul sonucu, açıklamalar, sorumlu kullanıcı ve işlem tarihi kayıt altına alınır. Böylece mal kabul bilgisi fatura gelmeden önce oluşur ve sonraki fatura kontrolünde doğrudan kullanılabilir.
Standart ERP akışlarının karşılayamadığı kuruma özel kontrolleri yönetin
Her işletmenin satın alma ve fatura onay süreci aynı değildir. Akışlar; şirket politikalarına, departman yapısına, bütçe kurallarına, yetki limitlerine ve operasyonel ihtiyaçlara göre değişebilir. Bu nedenle fatura onayı, sabit bir onay sırasından daha fazlasını gerektirir.
ISODECK, ERP’nin önünde çalışan esnek bir kontrol ve iş akışı katmanı olarak konumlandırılabilir. ERP kurumsal finansal kayıtların merkezi olmaya devam ederken, faturanın hangi iş birimi tarafından, hangi gerekçeyle ve hangi koşullarla onaylandığı ISODECK üzerinde izlenebilir.
ERP sistemleri ile iş akışı uygulamalarının görevleri hakkında daha geniş değerlendirme için ERP sistemleri ve iş akışları yazısını inceleyebilirsiniz.
Faturanın kuruma ulaşmasından sonraki kontrol ve onay sürecini yönetin
Türkiye’de e-fatura ve e-arşiv süreçleri Gelir İdaresi Başkanlığının e-Belge uygulamaları kapsamında yürütülür. Faturalar GİB Portal, özel entegratörler veya ERP bağlantıları üzerinden kurum sistemlerine ulaşabilir. ISODECK bu aşamadan sonraki kurum içi kontrol, onay ve ödeme hazırlığı sürecini yönetir.
Fatura, özel entegratörden veya ERP’den alındığında ilgili şirket, tedarikçi, sipariş, irsaliye, sözleşme ve masraf bilgileriyle eşleştirilebilir. Bağlantının kapsamı kullanılan sistemlerin sunduğu servisler ve kurumun veri sahipliği kararlarına göre belirlenir.
Onayı tamamlanan kayıtlar, kurumun kullandığı ERP veya muhasebe sistemiyle entegre edilebilir. Böylece ERP tarafına aktarılacak bilgiler daha kontrollü, onaylanmış ve izlenebilir hale gelir.
Fatura onay süreci hangi kontrolleri içermelidir?
Sağlıklı bir fatura onay yapısı, yalnızca yetkili kişinin “onay” vermesinden ibaret değildir. Gelen faturanın ilgili ticari kayıtlarla uyumu ve istisna durumları da görünür olmalıdır.
| Kontrol alanı | Karşılaştırılan bilgi | Süreçteki karşılığı |
|---|---|---|
| Tedarikçi ve şirket | Vergi, cari ve tüzel kişilik bilgileri | Doğrulama veya ilgili birime iade |
| Satın alma talebi | Onaylanan ihtiyaç, kapsam ve bütçe | Talep ile fatura ilişkisinin kontrolü |
| Sipariş | Kalem, miktar, fiyat, para birimi ve koşullar | Uygunluk kontrolü veya fark kaydı |
| İrsaliye / mal kabul | Teslim edilen miktar ve kabul durumu | Eksik teslimat için bekletme veya iade |
| Sözleşme | Hakediş, hizmet dönemi, vade ve yükümlülükler | İlgili sözleşme sahibinin kontrolü |
| Bütçe / masraf merkezi | Proje, departman, maliyet merkezi ve hesap bilgisi | Finansal sınıflandırma ve yetkili onayı |
| Onay limiti | Tutar, şirket ve işlem türü | Dinamik yetki rotası |
Neden ISODECK Fatura Onay Yazılımını tercih etmelisiniz?
ISODECK; fatura onayını satın alma, teslimat, sözleşme, ERP ve ödeme hazırlığıyla ilişkili kurumsal bir süreç olarak yönetir.
- E-fatura ve e-arşiv faturalarını uygun bağlantılar üzerinden sürece alabilme
- Faturayı talep, sipariş, irsaliye, sözleşme ve bütçeyle ilişkilendirme
- Tutar, departman, şirket, proje veya tedarikçiye göre akış tanımlama
- Mobil cihazlardan süreç takibi ve yetkili onay işlemleri
- Red, iade, ek bilgi ve açıklama adımlarını kayıt altında tutma
- ERP öncesindeki kontrol ve onay katmanını esnek biçimde yönetme
- Bulut, hibrit veya kurum içi kullanım seçeneklerini değerlendirebilme
- İşlem geçmişi, sorumlu, bekleme süresi ve durum raporlarını izleme
Fatura sürecini tamamlayan ISODECK çözümleri
Satın Alma Onay Süreçleri
Talep, teklif, sipariş ve mal kabul kayıtlarını fatura öncesindeki karar zincirinde yönetin.
Satın alma sürecini inceleyin →Sözleşme Yönetimi
Faturayla ilişkili sözleşme, hizmet dönemi ve ticari yükümlülükleri kontrollü yönetin.
Sözleşme yönetimini inceleyin →Tedarikçi Değerlendirme
Kalite, teslimat ve hizmet performansını dönemsel kriterlerle değerlendirin.
Tedarikçi değerlendirmeyi inceleyin →Fatura onay sistemi hakkında merak edilenler
Fatura onay sistemi nedir?
Gelen faturaların ilgili ticari kayıtlar ve kurum kuralları doğrultusunda kontrol edilmesini, doğru yetkililerce onaylanmasını ve karar geçmişinin izlenmesini sağlayan dijital iş akışıdır.
E-fatura ve e-arşiv faturaları sürece alınabilir mi?
Evet. Uygulanacak yöntem, kullanılan özel entegratörün veya ERP sisteminin sunduğu bağlantı olanaklarına göre değerlendirilir.
ISODECK’te mal kabul süreci nasıl çalışır?
Mal kabul süreci e-irsaliye veya irsaliye kaydı esas alınarak yürütülür. İrsaliye tedarikçi ve siparişle ilişkilendirilir; teslim edilen kalemler, miktarlar ve kabul sonucu kaydedilir. Oluşan mal kabul kaydı daha sonra ilgili faturanın kontrolünde kullanılabilir.
Fatura onayında sipariş ve irsaliye kontrolü yapılabilir mi?
Evet. Fatura; sipariş, irsaliye ve ISODECK Mal Kabul Sürecinde oluşan teslimat kayıtlarıyla ilişkilendirilerek birlikte değerlendirilebilir.
Yöneticiler mobil cihazdan onay verebilir mi?
Yetkilendirme ve kurumun kullanım modeline göre bekleyen kayıtların mobil arayüzden incelenmesi ve sonuçlandırılması sağlanabilir.
Fatura onay yazılımı muhasebe programının yerine mi geçer?
Temel konumlandırma muhasebe programının yerini almak değil, muhasebe kaydı veya ödeme öncesindeki kurum içi kontrol ve onay sürecini yönetmektir.
Süreç kurumun yetki ve bütçe kurallarına göre değiştirilebilir mi?
Evet. Alanlar, roller, limitler, kontrol adımları, bildirimler ve raporlar kurumun gerçek işleyişine göre yapılandırılabilir.