Fatura onay süreçleri, işletmeye gelen faturaların ödeme veya muhasebe kaydı öncesinde doğru kişiler tarafından kontrol edilmesini, onaylanmasını ve izlenmesini sağlar.
ISODECK Fatura Onay Sistemi ile e-fatura, e-arşiv ve tedarikçi faturaları dijital bir onay sürecine alınır. Faturalar; satın alma talebi, sipariş, irsaliye, sözleşme, bütçe, departman ve masraf merkezi bilgileriyle birlikte değerlendirilebilir.
Böylece faturalar e-posta, Excel ve ERP ekranları arasında dağılmaz. Hangi faturanın kimde beklediği, neden beklediği, kim tarafından onaylandığı veya reddedildiği süreç boyunca izlenebilir hale gelir.
ISODECK Fatura Onay Süreci
ISODECK, fatura onay süreçlerini kurumun gerçek işleyişine göre dijital olarak yönetir. Faturalar; tedarikçi, şirket, departman, proje, masraf merkezi, satın alma talebi, sipariş, irsaliye veya sözleşme bilgileriyle ilişkilendirilebilir.
Böylece fatura yalnızca onaya gönderilen bir belge olmaktan çıkar; ilgili satın alma ve ödeme sürecinin kontrollü bir parçası haline gelir. Onay, red, iade, ek bilgi talebi ve açıklama adımları kayıt altına alınır.
ISODECK örnek fatura onay süreci akış şeması
Fatura Onay Sistemi
Fatura onay sistemi, gelen faturanın ödeme sürecine alınmadan önce gerekli kontrollerden geçirilmesini sağlar. Bu kontrol yalnızca faturanın tutarına bakmakla sınırlı değildir. Faturanın ilgili sipariş, teslimat, irsaliye, hizmet kabulü, sözleşme şartları ve bütçe bilgileriyle uyumlu olup olmadığı da değerlendirilmelidir.
ISODECK, bu kontrolleri kurumun yetki yapısına ve onay kurallarına göre dijital iş akışına dönüştürür. Böylece finans, satın alma ve ilgili iş birimleri aynı süreç üzerinde çalışabilir.
ISODECK Fatura Onay Süreci Yazılımı Özellikleri
Mobil Cihazlardan Süreç Takibi ve Onaylama
Yetkili kullanıcılar bekleyen faturaları ISODECK Mobil üzerinden görüntüleyebilir, ekleri inceleyebilir, açıklama yazabilir, onaylayabilir veya reddedebilir.
Mobil onay desteği sayesinde özellikle yönetici onayı bekleyen faturalar ofis dışında da ilerletilebilir. Böylece ödeme sürecinin yalnızca onay beklediği için gecikmesi azaltılır.
Satın Alma Süreçleri ile Entegre Fatura Onayı
ISODECK’te fatura onay süreci, gerektiğinde Satın Alma Onay Süreçleriyle entegre çalışacak şekilde yapılandırılabilir. Bu sayede gelen fatura yalnızca bağımsız bir belge olarak değil; ilgili satın alma talebi, teklif değerlendirme, sipariş ve sözleşme bilgileriyle birlikte ele alınabilir.
Fatura tutarı, tedarikçi bilgisi, sipariş kapsamı, onaylanan satın alma koşulları ve bütçe bilgileri süreç içinde karşılaştırılabilir. Böylece finans, satın alma ve ilgili iş birimleri aynı onay süreci üzerinde birlikte çalışabilir.
İrsaliye / Mal Kabul Süreci ile Entegrasyon
ISODECK’te irsaliyeler de Fatura portalından otomatik olarak sisteme alınarak İrsaliye / Mal Kabul süreci içinde yönetilebilir. İrsaliye, Fatura ve Satın Alma süreçleri ile ilişkilendirilebilir.
Böylece fatura değerlendirilirken ve ödeme planlanırken yalnızca fatura üzerindeki tutar değil; sipariş, irsaliye, teslim alınan miktar ve kabul durumu da dikkate alınabilir.
ERP Sistemleri ile Bütünleşik Süreçler
ISODECK Fatura Süreçleri, ERP’ye aktarılmadan önce faturanın kurum içi onay ve kontrol sürecini yönetir.
Onayı tamamlanan faturalar, kurumun kullandığı ERP veya muhasebe sistemiyle entegre edilebilir. Böylece ERP tarafına aktarılacak bilgiler daha kontrollü, onaylanmış ve izlenebilir hale gelir.
Bulut, Hibrid veya Kurum İçi Kullanım Seçenekleri
ISODECK Fatura Onay Sistemi, kurumların ihtiyaçlarına göre farklı kullanım modelleriyle konumlandırılabilir. Bulut kullanımda sunucu kurulumu gerektirmeden hızlı şekilde devreye alınabilir. İhtiyaç halinde hibrid yapıda, belgeler kurum sunucularında tutulurken süreçler ISODECK üzerinden yönetilebilir. Daha yüksek güvenlik veya iç ağ gereksinimi olan kurumlar için ise on-prem kurulum seçeneği değerlendirilebilir.
Bu esneklik sayesinde fatura onay süreçleri; kurumun güvenlik politikalarına, entegrasyon ihtiyaçlarına ve teknik altyapısına uygun şekilde yapılandırılabilir.
Yüksek Hacimli İşlemler
Satın alma işlem hacmi yüksek olan işletmelerde, mal ve hizmet teslimatları ve ödeme talepleri de yüksektir. Gelen faturaları yönetmek ve ödeme taleplerini karşılamak için her işletme kendisine has bir iş modeline sahiptir.
Çoğu zaman bu iş modeli işletmenin kullandığı ERP sisteminin yeteneklerine veya eksikliklerine göre şekillenir. Ancak ERP sistemine gelen faturanın hangi iş birimi tarafından, hangi gerekçeyle ve hangi koşullarla onaylandığı her zaman yeterince açık olmayabilir. ISODECK bu noktada ERP’nin önünde çalışan esnek bir onay ve kontrol katmanı olarak konumlandırılabilir.
ISODECK, ERP sistemleriyle bütünleşik çalışarak fatura onay, kontrol ve iş akışı adımlarını daha izlenebilir hale getirir.
Özel Fatura Onay Süreçleri
Eğer her işletme standart bir satın alma ve fatura onay sürecine sahip olsaydı ERP yazılımları bunları sistemlerine dahil ederlerdi.
Oysa biliyoruz ki her işletmenin kendi dinamikleri var ve iş akışları son derece farklı olabiliyor. Üstelik bu akışlar kısa süreler içinde bile değişim gösterebiliyorlar.
Tüm bu nedenlerden dolayı ISODECK Fatura Onay Sistemi sizin için en ideal çözümdür.
- Yatırım maliyeti gerektirmez
- Sunucu ve Kurulum gerektirmez
- Siz ihtiyaçlarınızı bize iletirsiniz ve birkaç gün içinde sisteminizi kullanmaya başlarsınız.
- Süreç akışlarındaki değişiklik talepleri kısa süreler içinde karşılanır
E-Fatura, E-Arşiv ve Özel Entegratör Bağlantıları
Türkiye’de e-fatura ve e-arşiv süreçleri Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge uygulamaları kapsamında yürütülür. Faturalar GİB Portal, özel entegratörler veya ERP bağlantıları üzerinden kurum sistemlerine ulaşabilir. ISODECK bu faturaların alınmasından sonraki kurum içi kontrol, onay ve ödeme hazırlığı sürecini yönetir.
GİB Özel Entegratörler Listesi
Mevcut ERP sistemi ile entegrasyon
ISODECK, mevcut ERP firmanızın sağlayacağı servisler ile entegre olabilir ve anlık bilgi paylaşımı yaparak bütünleşik bir çalışma ortamı sunabilir.
Fatura Onay Süreci Hangi Kontrolleri İçermelidir?
Fatura onay süreci, yalnızca faturanın yetkili bir kişi tarafından onaylanmasından ibaret değildir. Sağlıklı bir fatura onay yapısında, gelen faturanın ilgili satın alma talebi, sipariş, irsaliye, mal kabul bilgisi, sözleşme şartları, bütçe ve masraf merkeziyle uyumu kontrol edilebilmelidir.
Özellikle yüksek hacimli fatura alan işletmelerde, her faturanın aynı kontrol adımlarından geçmesi beklenmez. Tutar limiti, tedarikçi türü, departman, şirket, proje veya ödeme politikalarına göre farklı onay akışları gerekebilir.
ISODECK, fatura onay süreçlerinin kurumun mevcut işleyişine göre yapılandırılmasını sağlar. Böylece gelen faturalar yalnızca kayıt altına alınmaz; ilgili iş birimleri tarafından kontrol edilen, açıklamaları ve kararları izlenebilen bir sürecin parçası haline gelir.
Neden ISODECK Fatura Onay Yazılımını Tercih Etmelisiniz?
- E-fatura ve e-arşiv faturalarını özel entegratörlerden alarak onay süreçlerini başlatabilirsiniz.
- Faturaları satın alma, sipariş, irsaliye, sözleşme, bütçe ve masraf merkezi bilgileriyle ilişkilendirebilirsiniz.
- Tutar, departman, şirket, proje veya tedarikçiye göre farklı onay akışları tanımlayabilirsiniz.
- Mobil onay desteği ile yöneticilerin bekleyen faturaları daha hızlı sonuçlandırmasını sağlayabilirsiniz.
- Fatura onay süreçlerini satın alma talebi, teklif, sipariş ve sözleşme süreçleriyle entegre şekilde yönetebilirsiniz.
- İrsaliye / mal kabul, fatura onay ve satın alma süreçlerini birbirleri ile ilişkilendirerek teslimat, sipariş ve fatura uyumunu kontrol edebilirsiniz.
- ERP ve muhasebe sistemleriyle entegrasyon sayesinde onaylanan faturaları sonraki süreçlere aktarabilirsiniz.
- Bulut, hibrid veya kurum içi kullanım seçenekleriyle fatura onay süreçlerinizi teknik altyapınıza ve güvenlik politikalarınıza uygun şekilde yapılandırabilirsiniz.