Her faturanın durumunu ve sonraki adımını görün
ISODECK Fatura Takip Sistemi; işletmeye ulaşan faturaların kayıt, kontrol, onay ve sonraki işlem durumlarını; sorumlu, vade, açıklama ve işlem geçmişiyle birlikte izlenebilir hale getirir.
- Gelen faturalar için ortak durum görünümü
- Sorumlu, vade ve bekleme nedeni takibi
- Kontrol, onay ve ERP bağlantısı
Fatura takibi nedir?
Fatura takibi; işletmeye ulaşan bir faturanın kayda alınmasından kontrol, onay, iade, muhasebeye aktarım veya ödeme hazırlığına kadar hangi durumda bulunduğunun düzenli biçimde izlenmesidir. Amaç yalnızca belgeyi saklamak değil, faturanın güncel sorumlusunu, bekleme nedenini, vadesini ve tamamlanması gereken işlemi görünür kılmaktır.
Fatura takip programı, farklı e-posta kutuları, Excel listeleri ve kişisel notlar arasındaki bilgiyi ortak bir süreç kaydında toplar. Yetkili kullanıcılar güncel durumu görür; yöneticiler açık ve geciken işleri raporlayabilir.
Fatura takip sistemi hangi süreci kapsar?
ISODECK’te fatura takibi yalnızca bir durum listesi değildir. Faturanın sisteme alınması, ilgili kayıtlarla eşleştirilmesi, kontrol edilmesi, onaylanması ve sonraki işleme hazırlanması aynı süreç bütünlüğünde yürütülür.
| Süreç aşaması | İzlenen bilgi | ISODECK’teki karşılığı |
|---|---|---|
| Faturanın alınması | Fatura numarası, tarih, tedarikçi, tutar ve belge | Merkezi fatura kaydı |
| Eşleştirme | Sipariş, irsaliye, kabul, sözleşme ve masraf bilgileri | İlişkili süreç ve belge bağlantıları |
| Kontrol | İçerik, tutar, miktar, vade ve ticari koşullar | Görevler, açıklamalar ve kontrol adımları |
| Onay | Yetkili kullanıcılar, kararlar ve bekleme süreleri | Kural tabanlı iş akışı ve bildirimler |
| Tamamlama | Son durum, işlem geçmişi ve sonraki sistem | Raporlama ve ERP/muhasebe aktarımına hazırlık |
Fatura takip programında hangi bilgiler izlenir?
Takip yapısı, kurumun fatura kaynaklarına ve finans operasyonuna göre uyarlanabilir.
Fatura kimliği
Fatura numarası, tarihi, türü, tedarikçi, şirket, tutar ve para birimi.
Güncel durum
Yeni, kontrolde, onayda, iade, tamamlandı veya sonraki işleme hazır gibi durumlar.
Sorumlu ve bekleme
Kaydın kimde olduğu, ne zamandır beklediği ve gereken sonraki işlem.
Vade bilgisi
Fatura ve ödeme vadesi, yaklaşan tarihler ve gecikme görünürlüğü.
İlişkili kayıtlar
Satın alma talebi, sipariş, irsaliye, kabul, sözleşme ve masraf merkezi bağlantıları.
İşlem geçmişi
Onay, red, açıklama, iade, tarih ve kullanıcı bilgilerinin kronolojik kaydı.
Online fatura takip süreci nasıl ilerler?
Faturayı alın
Belgeyi ve temel fatura bilgilerini ortak takip listesine dahil edin.
İlgili bağlamı belirleyin
Şirket, departman, tedarikçi, proje ve masraf bilgisini kaydedin.
Sorumluyu atayın
Kontrol veya onay işlemini doğru kullanıcıya yönlendirin.
Durumu güncelleyin
Bekleyen işlem, açıklama ve son hareket tarihini görünür tutun.
Vade ve gecikmeyi yönetin
Yaklaşan tarihleri ve süresi geçen görevleri ilgili kullanıcılara bildirin.
Onay veya iadeyi kaydedin
Kararı, gerekçeyi ve varsa ek bilgi talebini süreç geçmişine ekleyin.
Aktarıma hazırlayın
Tamamlanan kaydı ERP, muhasebe veya ödeme planlama adımına yönlendirin.
Süreç görünürlüğü sağlayın
Durum, sorumlu, bekleme süresi, tedarikçi ve dönem bazında raporlayın.
Fatura takibini Excel listesinden süreç yönetimine taşıyın
Excel, bir faturanın temel alanlarını listeleyebilir; ancak sorumluluk değişimini, onay görevini, açıklama akışını ve otomatik bildirimleri tek başına yönetmez. ISODECK, her faturayı güncel durumu ve işlem geçmişi bulunan bir süreç kaydına dönüştürür.
Filtreler ve yetkiye bağlı görünümler sayesinde kullanıcılar yalnızca kendi işleriyle ilgilenebilir; yöneticiler ise birim, tedarikçi, tarih, durum ve bekleme süresi bazında genel görünüm elde edebilir.
Kimler için uygundur?
- Gelen faturaları Excel veya e-postayla takip edenler
- Faturanın güncel sorumlusunu görmek isteyenler
- Vadesi yaklaşan ve işlemde geciken kayıtları izleyenler
- Birden fazla şirket, birim veya proje için fatura alanlar
- Fatura durumunu ERP dışındaki iş adımlarıyla birlikte yönetmek isteyenler
- Onay ve işlem geçmişini merkezi olarak raporlamak isteyenler
Fatura takip programı hakkında merak edilenler
Fatura takip sistemi nedir?
Gelen faturaların kayıt, kontrol, onay ve sonraki işlem durumlarını; sorumlu, vade ve işlem geçmişiyle izlemeyi sağlayan dijital sistemdir.
ISODECK fatura kesme programı mıdır?
Hayır. Bu sayfadaki çözümün odağı fatura oluşturmak değil, işletmeye ulaşan faturaların kurum içindeki süreç ve durum takibidir.
Fatura vade takibi yapılabilir mi?
Fatura veya ödeme vadesi takip alanı olarak kullanılabilir; yaklaşan tarihler ve geciken işlemler görünür hale getirilebilir. Ödeme emri ve bankacılık kapsamı ayrıca değerlendirilir.
E-faturalar otomatik alınabilir mi?
Kullanılan özel entegratörün veya ERP sisteminin sunduğu servisler uygunsa bağlantı kurgulanabilir.
Fatura takibi onay sürecini de kapsar mı?
Evet. ISODECK’te faturanın güncel durumunun takibi, kontrol ve onay adımlarıyla aynı süreç üzerinde yürütülür.