EBYS Nedir, Ne Gibi Faydalar Sağlar?

ebys elektronik belge yönetim sistemi

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), kurumlar ve kuruluşlar için kritik öneme sahip olan belgelerin etkin ve güvenli bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, belgelerin dijital ortamda saklanmasını, arşivlenmesini, düzenlenmesini ve paylaşılmasını kolaylaştırır.

Ayrıca, belgelerin izlenebilirliğini artırır, iş akışını hızlandırır ve verimliliği artırır. EBYS, belge yönetimi süreçlerini otomatikleştirerek zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar, aynı zamanda hataları ve bilgi kaybını minimize eder. Güvenli veri depolama ve erişim kontrolü sayesinde, hassas bilgilerin korunması da sağlanır. EBYS, kurumların daha verimli, düzenli ve güvenli bir belge yönetimi sağlamalarına yardımcı olur.

EBYS, DYS ve ETS Aynı Şey midir?

Bir EBYS ne gibi faydalar sağlar?

Kuruma gelen veya kurum tarafından üretilen ve gönderilen tüm belgeler tek bir sistem altında toplanmış olur. Bireylerin çekmecesinde, dolabında veya kişisel bilgisayarında saklanan ve gerektiğinde bulunması genellikle güç olan belgeler tarih olur.

  1. Tüm belgelerin tek platformda toplanır
  2. Kendi belirlediğin kriterlere göre sınıflandırılır
  3. Sistem bir belge çöplüğüne dönememesi için her sınıfa ait saklama süresi ve imha planı belirlenir
  4. Kurumda üretilen tüm belgeler kurumsal kimliğe ve şirket politikasına uygun olur
  5. Belgeler Elektronik İmza ile imzalanabilir
  1. Belgelere erişim birim veya rol bazlı yetki tanımlanabilir
  2. Taranarak sisteme kazandırılan belgelere otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulanır
  3. Tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapma imkanı vardır
  4. Fiziksel arşiv yönetilebilir. (Oda, dolap, raf)
  5. Gelen / Giden Evrak takibi yapılır

ISODECK Bulut EBYS

Kurumsallaşma

Kurumun kurumsallaşma sürecine önemli bir katkı sağlanır. Her bireyin kendi beğenisine göre farklılaşmış, kopyalanarak çoğaltılmış, tutarsızlıklar içeren belgelere veda edilir.

Yöneticilerin / patronların ihtiyaç duyduklarında ancak başkasından isteyerek elde edebilecekleri belgeler yerine sürekli çevrim içi durumunda ve kelime arama yaparak bulunabilecek ve erişilebilecek belgelere daha da önemlisi kurum hafızasına sahip olmak anlamına gelir.

Kurumsallaşmada EBYS’nin Önemi

Kurumsal Hafıza

Bir kurumun en önemli değeri, zaman içinde biriktirdiği “know-how” dır. Çalışanların aklında biriken ve işten ayrılma nedeni ile kaybedilen bu değerli birikimi korumak ve bir düzen altına alabilmek için en önemli yardımcımız bir EBYS dir.

Bunu paylaşın: