ISODECK Sözleşme Yönetimi Yazılımı, aynı zamanda kapsamlı bir Sözleşme Takip Programı olarak; sözleşmelerin hazırlanması, gözden geçirilmesi, revize edilmesi, onaylanması, elektronik imza ile imzalanması, sürelerinin takip edilmesi ve güvenli şekilde arşivlenmesi için geliştirilmiş kurumsal bir sözleşme yönetim sistemidir.
Word, e-posta ve Excel arasında kaybolan sözleşme süreçleri yerine; hukuk, satın alma, satış, finans ve yönetim ekiplerinin aynı süreç üzerinde çalışmasını sağlar.
Dağınık Word dosyaları, e-posta üzerinden yürüyen onay süreçleri, kaybolan revizyonlar ve kaçırılan terminler yerine; tüm sözleşmeler tek bir merkezi yapı altında izlenebilir ve yönetilebilir.
Elektronik imza, yasal olarak kabul edilen bir imza yöntemi olup, işletmelere kolaylık ve hız sağlar.
ISODECK ile Sözleşmelerinizi Nasıl Yönetirsiniz?
ISODECK ile sözleşmelerinizi;
- Şablondan hazırlayabilir,
- Departman görüşüne açabilir,
- Revizyonları takip edebilir,
- Onay sürecinden geçirebilir,
- Elektronik imza veya mobil imza ile imzalatabilir,
- Süre, yenileme ve fesih tarihlerini izleyebilir,
- OCR destekli dijital arşivde saklayabilirsiniz.
Her Sözleşme Bir Süreç Olarak Yönetilir
ISODECK’te sözleşme yalnızca sisteme yüklenen bir dosya değildir. Her sözleşme; hazırlama, inceleme, revizyon, onay, imza, yürürlük ve yenileme adımlarından oluşan izlenebilir bir iş süreci olarak yönetilir.
Aşağıdaki videoda yeni bir sözleşmenin oluşturulmasından onay ve imza aşamalarına kadar ISODECK üzerinde nasıl ilerlediğini görebilirsiniz.
Bu videoda ISODECK üzerinde yeni bir sözleşme oluşturma, şablondan sözleşme hazırlama, onay sürecine gönderme ve elektronik imza adımlarının nasıl yönetildiği gösterilmektedir.
ISODECK, bir Sözleşme Takip Programından beklenen temel işlevlerin ötesine geçerek sözleşme yönetimini;
- Hazırlama,
- İnceleme,
- Revizyon,
- Onay,
- Elektronik imzalama,
- Yürürlük,
- Süre ve termin takibi
adımlarından oluşan yaşayan bir süreç olarak ele alınır.
Sözleşme türüne göre farklı iş akışları tanımlanabilir. Örneğin belirli sözleşmeler hukuk birimi incelemesinden geçebilir, finans veya satın alma onayı gerektirebilir ya da tutara göre farklı onay akışlarına yönlenebilir.
Bu sayede:
- Süreçler standartlaşır,
- Onay gecikmeleri azalır,
- Tüm hareketler kayıt altına alınır,
- Tüm değişiklik geçmişi saklanır ve sözleşme içeriğindeki değişiklikler izlenebilir.
Revizyon ve Değişiklik Geçmişinin İzlenmesi
Sözleşme yönetimi süreçlerinde en önemli sorunlardan biri farklı Word dosyalarının e-posta ile dolaşması ve hangi versiyonun güncel olduğunun kaybedilmesidir.
ISODECK tüm revizyon geçmişini saklar ve sözleşme içeriğinde yapılan değişikliklerin izlenebilmesini sağlar.
Bu sayede:
- Kim hangi değişikliği yaptı,
- Hangi tarihte değişiklik yapıldı,
- Hangi versiyonun onaylandığı,
- Hangi metinlerin değiştirildiği
kolayca takip edilebilir.
Şablonlar ve Otomatik Alanlar ile Sözleşme Takibi
Sözleşmeler manuel yöntemlerle hazırlandığında genellikle önceki benzer bir sözleşme kopyalanır ve taraf, tarih, ücret, süre veya koşul bilgileri dikkatlice değiştirilmeye çalışılır.
Bu yöntem:
- Zaman kaybına,
- Unutulan alanlara,
- Yanlış bilgilerle hazırlanan sözleşmelere
neden olabilir
ISODECK ile farklı sözleşme türleri için standart sözleşme şablonları oluşturulabilir. Önemli sözleşme alanları süreç verileri ile ilişkilendirilir ve sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.
Örneğin firma bilgileri, sözleşme süresi veya iletişim bilgileri değiştiğinde yalnızca ilgili süreç alanındaki değer güncellenir. Sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.
Bu sayede:
- Manuel düzenleme ihtiyacı azalır,
- Standart yapı korunur,
- Sözleşmeler daha hızlı hazırlanabilir,
- Hata riski düşürülebilir.
Elektronik İmza ve OTP ile İmzalama
ISODECK; sözleşmelerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES), Mobil İmza veya SMS + OTP + Zaman Damgası yöntemleriyle imzalanabilmesini destekler.
Elektronik imza süreçleri sayesinde:
- Fiziksel evrak trafiği azalır,
- İmza süreçleri hızlanır,
- Uzaktan imzalama mümkün hale gelir,
- İşlemler kayıt altına alınır.
Üyelik, abonelik veya bireysel müşteri süreçlerinde elektronik imza kullanamayan kullanıcılar için SMS doğrulama (OTP) ve Zaman Damgası yöntemleri kullanılabilir.
Harici İmzacıların Sürece Dahil Edilmesi
Sözleşmenin tarafı ISODECK kullanıcısı olmasa bile sistem üzerinden güvenli şekilde imzalama yapabilir.
İmza sırası gelen harici imzacılar “İmzaya Davet” fonksiyonu ile sisteme davet edilir. Kullanıcı kendisine gönderilen bağlantı üzerinden sisteme erişerek elektronik imza veya mobil imza ile imzalama işlemini tamamlayabilir.
Gelen Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi
İşletmeler yalnızca kendi hazırladıkları sözleşmeleri değil, karşı taraftan gelen sözleşme taslaklarını da yönetmek zorundadır.
Karşı tarafın gönderdiği Word veya PDF sözleşme taslakları ISODECK içine alınarak:
- Hukuk inceleme süreçleri,
- Departman görüşleri,
- Revizyon notları,
- Onay akışları
tek bir süreç üzerinden yönetilebilir.
Taslak sözleşme üzerindeki değişiklikler süreç boyunca takip edilir ve tüm geçmiş kayıt altına alınır.
Eski Sözleşmelerin Sayısallaştırılması
Bir sözleşme yönetimi sistemine geçiş öncesinde işletmelerin elinde çok sayıda fiziksel veya dağınık elektronik sözleşme bulunabilir.
ISODECK ile:
- Mevcut sözleşmeler kayıt altına alınabilir,
- Önemli sözleşme bilgileri sisteme girilebilir,
- Elektronik dosyalar yüklenebilir,
- Fiziksel sözleşmeler taranarak sisteme aktarılabilir.
Tüm sözleşmeler merkezi dijital arşiv altında toplanır.
Sözleşme Süre ve Termin Takibi
ISODECK Sözleşme Takip Programı, sözleşmelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, yenileme dönemlerini, fesih bildirim sürelerini, ödeme ve teslimat terminlerini düzenli olarak takip eder.
Yaklaşan kritik tarihler için ilgili kullanıcılara önceden hatırlatma ve bildirimler gönderilebilir. Böylece sözleşmeler yalnızca arşivlenen belgeler olmaktan çıkar; süreleri, yükümlülükleri ve önemli terminleri sürekli izlenen aktif süreçler haline gelir.
OCR Destekli Dijital Arşiv
Sözleşmelerin farklı klasörlerde, e-posta kutularında veya fiziksel arşivlerde dağınık şekilde bulunması; geçmiş sözleşmelere erişimi ve kontrolü zorlaştırabilir.
ISODECK ile yeni oluşturulan sözleşmelerin yanı sıra geçmiş yıllara ait elektronik veya taranmış sözleşmeler de tek bir merkezi dijital arşiv altında toplanabilir.
[ GÖRSEL ]
Sisteme yüklenen belgeler üzerinde otomatik Türkçe OCR işlemleri uygulanır. Böylece yalnızca tanımlı alanlar üzerinden değil, sözleşme içeriğinde geçen kelimelere göre de arama yapılabilir.
Bu sayede:
- Eski sözleşmelere hızlı erişim sağlanabilir,
- Fiziksel arşiv bağımlılığı azaltılabilir,
- Sözleşme içerikleri merkezi olarak yönetilebilir,
- Belirli bir firma, konu, tarih veya ifade geçen sözleşmeler saniyeler içinde bulunabilir.
Sözleşme Yönetimi Nedir?
Sözleşme yönetimi, bir sözleşmenin taslak aşamasından imza, yürürlük, yenileme, fesih ve arşivleme aşamasına kadar izlenmesini sağlayan kurumsal süreçtir. Etkin bir sözleşme yönetimi, yalnızca belgelerin saklanması değil; kimin hazırladığı, kimlerin onayladığı, hangi versiyonun geçerli olduğu, hangi tarihte yenileneceği ve hangi yükümlülüklerin takip edileceği gibi bilgilerin kontrol altında tutulmasıdır.
Sözleşme Yönetimi Neden Önemlidir?
- Süre ve yenileme takibinin kaçırılmaması
- Hukuk, satın alma ve finans ekiplerinin aynı bilgiye erişmesi
- Revizyon ve versiyon karmaşasının önlenmesi
- Onay ve imza süreçlerinin izlenebilir olması
- Denetim ve iç kontrol ihtiyacının karşılanması
ISODECK Sözleşme Yönetimi Özellikleri
- Sözleşme şablonları
- Online düzenleme
- Revizyon ve versiyon yönetimi
- Hukuk / satın alma / finans onay akışları
- Elektronik imza ve mobil imza
- SMS OTP ve zaman damgası
- Sözleşme süre ve yenileme takibi
- Otomatik bildirimler
- Yetki bazlı erişim
- Tam metin arama
- Dijital arşiv
- Raporlama
- ERP / EBYS / KEP / UETS entegrasyonları
- Bulut, hibrit ve on-prem kullanım
Hangi Sözleşmeler Yönetilebilir?
- Satın alma sözleşmeleri
- Satış sözleşmeleri
- Hizmet sözleşmeleri
- Tedarikçi sözleşmeleri
- Kira sözleşmeleri
- Bakım sözleşmeleri
- Gizlilik sözleşmeleri / NDA
- Bayi ve distribütör sözleşmeleri
- Personel ve danışmanlık sözleşmeleri
Kimler Kullanır?
- Hukuk departmanı
- Satın alma departmanı
- Satış ekipleri
- Finans ve muhasebe
- İdari işler
- Üst yönetim
- Kalite ve iç denetim
Sözleşme yönetimi yalnızca hukuk departmanının işi değildir. Sözleşmenin hazırlanması, bütçe etkisi, tedarikçi ilişkisi, ödeme koşulları, yenileme tarihi ve operasyonel yükümlülükleri farklı departmanları ilgilendirir. ISODECK, bu ekiplerin aynı sözleşme süreci üzerinde kontrollü şekilde çalışmasını sağlar.
Sözleşme Yönetimi Süreçlerini kullanmadan Elektronik Sözleşme Düzenlemek