Sözleşme Yönetimi Programı

Sözleşme Yönetim Programı

Bir sözleşme yönetim programına ihtiyacımız olduğuna nasıl karar verebiliriz? Veya bir sözleşme yönetimi programından neler bekleyebiliriz?

Aşağıda bir sözleme yönetimi programından beklenebilecek çözümleri / kavramları listelemeye çalıştım.

Bu kavramları mevcut işleyişiniz ile kıyaslamalı olarak inceleyebilir ve iş veriminize ne kadar katkı sağlayabileceğini değerlendirebilirsiniz.

1. Sözleşme taslağının oluşturulması

Sözleşme hazırlamada sözleşme taslağını oluşturmak, sürecin en kritik adımlarından biridir ve büyük öneme sahiptir.
Eğer kapsamı baştan dar tutarsanız sonradan koşullar eklemek uzlaşmayı zorlaştıracaktır.

Gerekirse sonradan çıkartırız düşüncesi ile kapsamı baştan çok geniş tutarsanız, bu defa sözleşme tarafı tepki gösterebilir ve ihtiyacınız olmayan koşullar yüzünden anlaşmayı riske atmış olursunuz.

Bizim standart sözleşmemiz böyle diyerek karşı tarafı gönülsüzce anlaşmaya zorlamak, ilişkinin daha başlamadan zedelenmesine yol açabileceğini göz önünde bulundurmak gerekir.

Karşı tarafa standart bir sözleşme dayatmak yerine, yapacağınız iş ile anlamlı maddeleri içeren ve karşı tarafı gereksiz tedirgin eden maddelerin hariç tutulduğu bir sözleşme iş birliği başarısını arttıracaktır.

Bir sözleşme yönetimi programından iş veya hizmetin konusuna, sektöre, sözleşme tarafının niteliklerine ve beklentilerine uygun, diğer yandan ise firmanızın çıkarlarını korumaya devam eden bir sözleşme taslağını hızlıca oluşturabilme yeteneğini bekleyebiliriz.

Sözleşme taslağını, önceki sözleşmeyi kopyalayıp düzenlemek yerine, farklı etiketler ile nitelenmiş sözleşme maddeleri arasından seçerek oluşturabilmek hem zaman hem de hatasızlık açısından daha elverişlidir.

2. Sözleşme yönetimi ve EBYS

Burada amacımız sözleşme maddelerinin bir madde havuzundan seçilmesi ama sonrasında değiştirilememesi olamaz.

O nedenle başarılı bir Sözleşme Yönetimi programının bir EBYS alt yapısına sahip olması gerektiğini vurguluyoruz.

Çünkü her sözleşme özeldir. Sadece ilave maddeler eklemek değil, mevcut maddelerin “wording” ini de değiştirmek, yumuşatmak veya sertleştirmek gerekebilir.

O halde, bir sözleşme yönetimi programı, sözleşme çatısını hızlıca oluşturabilmeli ve sonrasında özgürce metin üzerinden düzenleme yapılmasına izin vermelidir. Yapılan tüm değişiklikler ise izlenebilmelidir.

3. Hukuki Denetim

Metin oluştuktan sonra ve revizyona uğradıkça hukuki görüş almak önemlidir. Sistem bunu zaman kaybettirmeden bize sağlamalıdır. Günümüzde bu genellikle ilgili Word belgesinin tüm revizyonlarının e-posta ile paylaşılması suretiyle yapılmaktadır.

4. Sözleşme taraflarını sürece dahil etmek

Türüne göre bazı sözleşmeler için sözleşme tarafları da sürece dahil edilebilir. İlgili Word belgesinin e-posta ile paylaşılması yerine, sözleşme taraflarına güvenli bir şekilde metnin incelenmesini hatta metne katkı vermesini sağlayabilen sistemler tercih edilmelidir.

Bu şekilde değişiklik geçmişi tüm taraflarca daha kolay izlenebilir ve nihai metne daha hızlıca ulaşılabilir.

5. Sözleşme içeriğini kesinleştirmek

Müzakere süreci sonlandırıldığı zaman tarafların onayı ile sözleşme içeriği kesinleşmiş olur. Burada sözleşme tarafına, onayladığı metnin sonradan değişmediğini noktasında güvence sağlamak önemlidir.

Aksi durumda her revizyondan sonra sözleşme dikkatlice baştan sonra okunacak ve bu da zaman kaybına neden olacaktır.

6. Sözleşmenin imzalanması

Sözleşme metni kesinleştikten sonra ıslak imzalamak da mümkündür ancak bu durumda yine yazıcıdan alınan metnin tüm sözleşme taraflarınca dikkatlice okunması ve kargo için günlerce beklenmesi gerekecektir.

Sözleşme yönetimi programı, üzerinde mutabık kalınan metnin değişikliğe uğramadan imzaya açılmasını ve sözleşmelerin elektronik imza ile imzalanmasını sağlamalıdır.

Program, bu konuda taraflara sürekli güven telkin etmeli ve ispat sunmalıdır. İmzalama sonrasında tarafların kendi kendi kopyalarını indirebilmeleri mümkün olmalıdır.

7. Sözleşmenin saklanması

İmzalama sonrasında sözleşmelerin sınıflandırılarak dijital arşivde saklanması ve gerektiğinde hızlıca bulunabilmesi önemlidir. İyi bir sözleşme yönetimi programı bu konuda güvenilir ve hızlı araçlar sunmalıdır.

8. Sözleşme sürelerinin takip edilmesi

İmzalanarak yürürlüğe giren sözleşmeler için süre takibi başlar. Sistem sözleşme maddelerindeki tanımlara bağlı olarak süre sonu takibi yapmalı ve önceden otomatik uyarılar vermelidir.

9. Geçmiş sözleşmelerin yönetimi

Bir sözleşme yönetimi kullanmaya başladınız ve yeni sözleşmeleri dijital olarak kayıt altına aldınız. Peki ya eski sözleşmeleriniz?

İyi bir sözleşme yönetimi programı eski sözleşmelerinizi de düşünür.

Onların sayısallaştırılması, tasnif edilmesi ve sisteme katılması önemlidir. Bir arama yapılacağı zaman yeni programa bak bulamazsan arşive bak yaklaşımından daha iyisi bütünleşik bir sistemdir.

10. Türkçe OCR’ın önemi

Tabi bu noktada eski sözleşme metinlerin sayısallaştırılması gerekir. Taranarak sayısallaştırılan belgelerin içindeki metinlerin OCR teknolojisi ile ayıklanması mümkündür.

EBYS alt yapısına sahip olan bir sözleşme yönetimi programının farkı burada daha belirgin hale gelir. Sözleşme yönetimi programı, taranarak sisteme kazandırılan belgeler üzerinde otomatik olarak Türkçe OCR yapabilmelidir.

Çünkü bu sayede sistem bütününde aramalar yapılabilecek ve yeni veya eski sözleşmeler içinde geçen kelimelere göre sözleşme belgeleri bulunabilecektir.

Online Türkçe OCR Deneyin

11. Arama ve raporlama

Tam metin arama özelliği ile tüm sözleşmeler üzerinden arama yapılmasına ilave olarak tanımlı alanlar üzerinden aramalar yapılabilmelidir.

Örneğin

  • Son iki yıl içinde sözleşme bedeli 300.000 TL nin altında olan sözleşmeler
  • Tazminat koşulu içermeyen gizlilik sözleşmeleri
  • Ahmet Bey tarafından imzalanan tüm sözleşmeler

12. Sözleşme yönetimi ve Yapay Zeka

Sözleşmeler için yapay zekadan faydalanmanın ön koşulu bir sözleşme yönetim programına sahip olmaktır. Sonrasında ise yapay zekadan beklenen faydanın ortaya tanımlanması gerekir.

Beklentimizin “bizim yerimize sözleşmeyi yapsın” olamayacağını anladığımız noktadan itibaren yapay zekayı doğru olarak yapılandırmak gündeme gelmektedir. Ona neyin doğru olduğunu öğretmek, önemli kriterlere göre inceleme yapma deneyimini kazandırmak bizim görevimizdir.

Nasıl ki yılların deneyimine sahip bir sözleşme uzmanı hızlı bir şekilde nerelere bakılacağını biliyor ise, sözleşme yönetimi yapay zeka ajanımız da bunu bilebilecek düzeye ulaşabilir. Bunun için yıllarca uğraşmamız gerekmese de biraz zamanımızı alacaktır.