ISODECK EBYS, kurumların belge ve evrak süreçlerini hızlı şekilde dijital ortama taşımasını sağlayan kurumsal bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi’dir.
Bulut, hibrit veya kurum içi kullanım seçenekleriyle sunulabilir. İhtiyaç duyulması halinde belgeler bulutta, kurumun kendi sunucularında veya hibrit yapıda saklanabilir.
ISODECK ile fiziksel evraklar taranarak sisteme alınabilir, kurum içi yazışmalar hazırlanabilir, belgeler elektronik imza ile imzalanabilir, KEP/UETS üzerinden gönderilebilir ve tüm süreç kayıt altına alınarak izlenebilir hale gelir.
EBYS Nedir?
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), dijital ortamda belgelerin güvenli, hızlı ve düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir yazılım sistemidir. Bu sistem, kurumların iş süreçlerini kolaylaştırarak evrakların kaydedilmesi, arşivlenmesi ve paylaşılması gibi işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirir. Günümüz iş dünyasında belge yönetim sistemi, kurumsal verimliliği artırmak için vazgeçilmez bir unsurdur.
Birçok kurum, geleneksel kağıt tabanlı sistemlerden elektronik sistemlere geçerek daha hızlı ve hatasız işlem yapma avantajı sağlamaktadır. EBYS sayesinde belgelerin doğru şekilde organize edilmesi, arşivlenmesi ve gerektiğinde hızlı bir şekilde bulunabilmesi mümkün hale gelir. Ayrıca, bu sistem, belgelerin güvenliğini sağlayarak yetkisiz erişimlerin önüne geçer.
ISODECK EBYS, Dijital dönüşümü kolaylıkla başlatma platformudur.
ISODECK EBYS ile Hangi Süreçleri Yönetebilirsiniz?
- Gelen ve giden evrak takibi
- Kurum içi yazı ve belge oluşturma
- Elektronik imza ve paraf süreçleri
- KEP ve UETS gönderimleri
- Dijital arşiv ve dosyalama
- Fiziksel evrak takibi
- OCR ile taranmış belgelerin okunması
- Tam metin arama
- Yetki ve rol bazlı belge erişimi
- Onay ve iş akışı süreçleri
Bu yapı, yalnızca belgelerin saklandığı bir dijital arşiv değil; evrak takibi, doküman yönetimi, elektronik imza, KEP/UETS gönderimi ve onay süreçlerini birlikte yöneten bütünleşik bir belge yönetim sistemidir.
Kısa Sürede Kullanıma Hazır Kurumsal Belge Yönetimi
ISODECK EBYS; bulut, hibrit veya kurum içi kullanım seçenekleriyle belge ve evrak süreçlerinizi hızlı şekilde dijital ortama taşımanızı sağlar. İhtiyacınıza göre uygulama bulutta çalışabilir, belgeler kurum sunucularınızda saklanabilir veya tüm sistem kurum içi ortamınızda konumlandırılabilir.
Fiziksel belgeler ve evraklar taranarak sisteme alınabilir. Yeni yazı ve yazışmalar hazırlanabilir, belgeler PDF veya EYP formatında oluşturulabilir, elektronik imza ile imzalanabilir, KEP/UETS üzerinden gönderilebilir ve tüm evrak süreci kayıt altına alınarak izlenebilir hale gelir.
ISODECK Temel Özellikleri Nelerdir?
TS 13298 Uyumlu EBYS Altyapısı
TSE TS 13298 standardı, kurumlarda üretilen veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunması için gerekli standartları kapsar.
ISODECK, TS 13298 belgesine sahip olan MOBEL YBS altyapısını kullanmaktadır.
EBYS Yazı Editörü ile Kurumsal Belge Hazırlama
ISODECK in diğer çözümlere olan önemli farklılıklarından biri de sağladığı gelişkin web tabanlı yazı düzenleme editörüdür.
Web tabanlı olan ISODECK Editörü hiçbir kurulum gerektirmez ve tüm tarayıcılar üzerinden sorunsuzca kullanılabilir.
KAMUSM Elektronik İmza Uyumluluğu
ISODECK, elektronik imza işlemleri için kendi geliştirdiği imzalama çözümlerini kullanır. ISODECK’in altyapısını oluşturan MOBEL YBS sistemi, KAMUSM E-İmza Uyumluluk sertifikasına sahiptir.
KAMUSM tarafından E-İmza Uyum Değerlendirmesi Yapılan Uygulamalar
Hızlı Toplu Elektronik İmza ve KEP Gönderimi
Toplu imzalama ve KEP üzerinden toplu gönderim zamanını olabilecek en alt düzeye indirmek önemli AR-GE çalışmalarımızdan biri olmuştur.
ISODECK, toplu imzalamada genel kabul gören hızdan yaklaşık 4 kat daha hızlı imzalama ve KEP üzerinden gönderim imkanı sağlayabilmektedir.
Dijital ve Fiziksel Evrak Takip Sistemi
ISODECK hem dijital hem de fiziksel evrakların kolaylıkla takip edilebilmesi için tasarlanmıştır.
Kolaylıkla indirilerek kurulabilen ISODECK Yerel Servis, elektronik imzalama yanında belge tarama işlemlerini de sorunsuzca desteklemektedir.
Ayrıca yine sadece ISODECK tarafından sağlanan bir özellik olan “Mobil Cihaz Kamerasıyla Belge Taraması” sayesinde bir tarayıcı cihazınız olmasa da fiziksel belgelerinizi tarayarak arşivinize yükleyebilirsiniz.
Otomatik Türkçe OCR ve Tam Metin Arama
Tam Metin Arama, arama motorlarındakine benzer şekilde yapılan aramalardır. Bu arama yöntemi ile belirlediğiniz kelimeler arşivinizde yer alan tüm belgeler (taranarak yüklenmiş veya ISODECK tarafından üretilmiş) içinde aranır.
ISODECK, sisteme taranarak yüklenen belgeleri otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemine tabi tutar.
Türkçe karakterlerin de başarılı bir şekilde ayıklanabildiği ve yüksek işlem gücü gerektiren bu işlemler, arka planda ISODECK Ayıklama Sunucuları tarafından yerine getirilir.
Bu sayede tüm arşivinizde yer alan belgeler içinde tam metin araması yapabilirsiniz.
Google Drive ile Belge Saklama Desteği
ISODECK, kullanıcılarına ister sadece önemli olan, isterse de tüm belgeleri kendi Google Drive hesaplarında saklama imkanı sunmaktadır.
Hibrit EBYS Kullanımı ve Müşteri Bağı Servisi
ISODECK bir bulut uygulama olduğu halde, kurumsal müşterilerine, belgelerini doğrudan kendi sunucularında saklama imkanı sunmaktadır.
Müşteri Bağı Servisi adı verilen bu hizmetin seçilmesi durumunda, Müşteri ağı içine bir sunucuya “ISODECK Customer Link” servisi kurulur ve tüm belgeler doğrudan bu servise iletilir.
Bu özellik sayesinde müşterilerimiz belgelerini diledikleri gibi yedekleyebilir veya kendi BT sistemi içindeki diğer uygulamalar ile paylaşabilirler.
EBYS’nin Faydaları Nelerdir?
EBYS, kuruma gelen, kurum içinde üretilen ve kurum dışına gönderilen tüm belgelerin tek sistem altında toplanmasını sağlar. Böylece kişisel bilgisayarlarda, e-posta kutularında, klasörlerde veya fiziksel arşivlerde dağınık şekilde duran belgeler daha düzenli ve izlenebilir hale gelir.
ISODECK EBYS ile belgeler sınıflandırılabilir, yetkilendirilebilir, elektronik imza ile imzalanabilir, OCR ile aranabilir ve gerektiğinde fiziksel arşiv bilgileriyle birlikte takip edilebilir.
- Tüm belgeler tek platformda toplanır.
- Gelen ve giden evraklar izlenebilir hale gelir.
- Belgeler kurumun belirlediği kriterlere göre sınıflandırılır.
- Saklama süreleri ve imha planları daha kontrollü yönetilir.
- Kurumsal yazışmalar standart hale gelir.
- Belgeler elektronik imza ile imzalanabilir.
- Erişim yetkileri birim, rol veya kullanıcı bazında tanımlanabilir.
- Taranan belgelere OCR uygulanarak tam metin arama yapılabilir.
- Fiziksel arşiv; oda, dolap ve raf bazında takip edilebilir.
- Kurumsal hafıza korunur ve belgelere erişim hızlanır.
EBYS, DYS ve Evrak Takip Sistemi Arasındaki Fark Nedir?
EBYS, belgelerin yalnızca dijital ortamda saklanmasını değil; gelen ve giden evrakların kaydedilmesini, yazıların hazırlanmasını, onaylanmasını, elektronik imza ile imzalanmasını, KEP veya UETS üzerinden gönderilmesini ve arşivlenmesini kapsayan daha geniş bir sistemdir.
DYS yani Doküman Yönetim Sistemi, daha çok belgelerin dijital ortamda saklanması, sınıflandırılması, versiyonlanması ve erişim yetkileriyle yönetilmesine odaklanır. Evrak takip sistemi ise gelen ve giden evrakların hangi aşamada olduğunu, kim tarafından işlem yapıldığını ve sürecin nerede beklediğini izlemeye yardımcı olur.
ISODECK EBYS; belge yönetimi, doküman yönetimi, evrak takibi, dijital arşiv, e-imza, KEP/UETS ve onay süreçlerini tek platformda birleştirerek kurumların belge yaşam döngüsünü uçtan uca yönetmesini sağlar.
Sık Sorulan Sorular
EBYS nedir?
EBYS, Elektronik Belge Yönetim Sistemi ifadesinin kısaltmasıdır. Kurumların gelen, giden ve kurum içinde üretilen belgeleri dijital ortamda kaydetmesini, yönetmesini, arşivlemesini ve takip etmesini sağlar. EBYS ile belge ve evrak süreçleri daha güvenli, izlenebilir ve düzenli hale gelir.
ISODECK hangi kullanım seçeneklerini sunar?
ISODECK; bulut, hibrit ve kurum içi kullanım seçenekleriyle sunulabilir. Kurumun ihtiyacına göre uygulama bulutta çalışabilir, belgeler kurum sunucularında saklanabilir veya tüm sistem kurum içi altyapıda konumlandırılabilir. Böylece farklı güvenlik, saklama ve BT politikalarına uygun kullanım modeli seçilebilir.
EBYS ile DYS arasındaki fark nedir?
DYS, yani Doküman Yönetim Sistemi, daha çok belgelerin dijital ortamda saklanması, sınıflandırılması, versiyonlanması ve yetkilendirilmesine odaklanır. EBYS ise buna ek olarak gelen-giden evrak takibi, resmi yazışma, onay süreçleri, elektronik imza, KEP/UETS gönderimi ve arşivleme gibi daha geniş belge süreçlerini kapsar. Bu nedenle EBYS, belge yaşam döngüsünü daha uçtan uca yöneten bir sistemdir.
ISODECK EBYS e-imza ve KEP/UETS destekler mi?
Evet. ISODECK EBYS, belgelerin elektronik imza ile imzalanmasını ve KEP/UETS üzerinden gönderilmesini destekler. Kurum içi paraf, onay ve imza süreçleri sistem üzerinden izlenebilir şekilde yürütülebilir.
Belgeler kurum sunucusunda saklanabilir mi?
Evet. ISODECK, hibrit kullanım seçeneğiyle belgelerin kurum sunucularında saklanmasını destekler. Bu yapıda uygulama bulutta çalışabilir, ancak belgeler kurum ağı içinde konumlandırılan servis üzerinden kurumun kendi sunucularına aktarılabilir.
ISODECK EBYS fiziksel evrak takibi yapabilir mi?
Evet. ISODECK, dijital belgelerin yanında fiziksel evrakların da takip edilmesini sağlar. Fiziksel belgeler taranarak sisteme alınabilir; ayrıca arşivdeki oda, dolap ve raf bilgileriyle ilişkilendirilerek izlenebilir hale getirilebilir.