EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), kurumların belge yönetim süreçlerini dijital ortama taşıyarak evrakların daha güvenli, hızlı ve verimli bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, belge yoğunluğu olan iş süreçlerini kolaylaştırır ve arşivleme, erişim, takip gibi işlemleri pratik hale getirir. EBYS ile hem kâğıt israfı önlenir hem de evrak kayıpları minimize edilir.
EBYS Nedir?
EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), dijital ortamda belgelerin güvenli, hızlı ve düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlayan bir yazılım sistemidir. Bu sistem, kurumların iş süreçlerini kolaylaştırarak evrakların kaydedilmesi, arşivlenmesi ve paylaşılması gibi işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirir. Günümüz iş dünyasında belge yönetim sistemi, kurumsal verimliliği artırmak için vazgeçilmez bir unsurdur.
Birçok kurum, geleneksel kâğıt tabanlı sistemlerden elektronik sistemlere geçerek daha hızlı ve hatasız işlem yapma avantajı sağlamaktadır. EBYS sayesinde belgelerin doğru şekilde organize edilmesi, arşivlenmesi ve gerektiğinde hızlı bir şekilde bulunabilmesi mümkün hale gelir. Ayrıca, bu sistem, belgelerin güvenliğini sağlayarak yetkisiz erişimlerin önüne geçer.
ISODECK EBYS Sistemi
ISODECK EBYS – Elektronik Belge Yönetim Sistemi, hiç bir kuruluma ve yatırıma ihtiyaç duymaksızın bulut üzerinden tüm kurumsal belgelerinizi yönetmenizi sağlar.
ISODECK, Kamu kurumlarında uzun yıllardır kullanılmakta olan MOBEL YBS nin özel sektörün ihtiyaçları ve beklentileri doğrultusunda optimize ve modernize edilmiş versiyonudur.
Tüm modüller bütünüyle Bulut Bilişim (Cloud Computing) için yeniden tasarlanmıştır.
Bugün karar verin, yarın kullanmaya başlayın.
ISODECK Bulut EBYS işletmenizin tüm belgelerini yönetmek, birikiminizi korumak ve iş veriminizi arttırmak için son derece elverişli bir ortamı size kiralama modeli ile sunmaktadır.
ISODECK ile fiziksel belgeler / evraklar taranarak sisteme alınabilir. Yeni yazı ve yazışmalar, sözleşmeler düzenlenip PDF veya EYP oluşturulabilir. E-imza ile imzalanarak KEP üzerinden gönderilebilir ve Evrak sisteminde kaydedilir.
ISODECK EBYS, Dijital dönüşümü kolaylıkla başlatma platformudur.
Isodeck EBYS Temel Özellikleri Nelerdir?
EBYS TS 13298 Standardı
TSE TS13298 standardı Kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartlar ile elektronik belgelerin arşivlenmesi ve yönetimine yönelik konuları kapsar.
Kamu kurumlarında hizmet veren Elektronik Belge Yönetimi yazılımları için TS 13298 standardı zorunludur. TS 13298 zorlu ve yüksek maliyetli bir belgedir ve her yıl denetlenir.
ISODECK, TS 13298 belgesine sahip olan MOBEL YBS altyapısını kullanmaktadır.
KAMUSM Elektronik imza Uyumluluğu
Firmamız, Elektronik İmzalama işlemlerini için doğrudan kendi çözümlerini kullanmaktadır. ISODECK in alt yapısının oluşturan MOBEL YBS sistemi KAMUSM E-İmza Uyumluluk sertifikasına sahiptir.
KAMUSM tarafından E-İmza Uyum Değerlendirmesi Yapılan Uygulamalar
Sektörün En Hızlı Elektronik İmzası
Toplu imzalama ve KEP üzerinden toplu gönderim zamanını olabilecek en alt düzeye indirmek önemli AR-GE çalışmalarımızdan biri olmuştur.
ISODECK, toplu imzalamada genel kabul gören hızdan yaklaşık 4 kat daha hızlı imzalama ve Kep üzerinden gönderim imkanı sağlayabilmektedir.
Dijital ve Fiziksel Evrak Takibi
ISODECK hem dijital hem de fiziksel evrakların kolaylıkla takip edilebilmesi için tasarlanmıştır.
Kolaylıkla indirilerek kurulabilen ISODECK Yerel Servis, elektronik imzalama yanında belge tarama işlemlerini de sorunsuzca desteklemektedir.
Ayrıca yine sadece ISODECK tarafından sağlanan bir özellik olan “Mobil Cihaz Kamerasıyla Belge Taraması” sayesinde bir tarayıcı cihazınız olmasa da fiziksel belgelerinizi tarayarak arşivinize yükleyebilirsiniz.
Otomatik Türkçe OCR ve Tam Metin Arama
Tam Metin Arama, arama motorlarındakine benzer şekilde yapılan aramalardır. Bu arama yöntemi ile belirlediğiniz kelimeler arşivinizde yer alan tüm belgeler (taranarak yüklenmiş veya ISODECK tarafından üretilmiş) içinde aranır.
ISODECK, sisteme taranarak yüklenen belgeleri otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemine tabi tutar.
Türkçe karakterlerin de başarılı bir şekilde ayıklanabildiği ve yüksek işlem gücü gerektiren bu işlemler, arka planda ISODECK Ayıklama Sunucuları tarafından yerine getirilir.
Bu sayede tüm arşivinizde yer alan belgeler içinde tam metin araması yapabilirsiniz.
Gelişkin Yazı Editörü
ISODECK in diğer çözümlere olan önemli farklılıklarından biri de sağladığı gelişkin web tabanlı yazı düzenleme editörüdür.
Web tabanlı olan ISODECK Editörü hiçbir kurulum gerektirmez ve tüm tarayıcılar üzerinden sorunsuzca kullanılabilir.
EBYS – Google Drive Desteği
ISODECK, kullanıcılarına ister sadece önemli olan, isterse de tüm belgeleri kendi Google Drive hesaplarında saklama imkanı sunmaktadır.
Müşteri Bağı Servisi
ISODECK bir bulut uygulama olduğu halde, kurumsal müşterilerine, belgelerini doğrudan kendi sunucularında saklama imkanı sunmaktadır.
Müşteri Bağı Servisi adı verilen bu hizmetin seçilmesi durumunda, Müşteri ağı içine bir sunucuya “ISODECK Customer Link” servisi kurulur ve tüm belgeler doğrudan bu servise iletilir.
Bu özellik sayesinde müşterilerimiz belgelerini diledikleri gibi yedekleyebilir veya kendi BT sistemi içindeki diğer uygulamalar ile paylaşabilirler.
EBYS’nin Faydaları Nelerdir?
Kuruma gelen veya kurum tarafından üretilen ve gönderilen tüm belgeler tek bir sistem altında toplanmış olur. Bireylerin çekmecesinde, dolabında veya kişisel bilgisayarında saklanan ve gerektiğinde bulunması genellikle güç olan belgeler tarih olur.
- Tüm belgelerin tek platformda toplanır
- Kendi belirlediği kriterlere göre sınıflandırılır
- Sistem bir belge çöplüğüne dönmemesi için her sınıfa ait saklama süresi ve imha planı belirlenir
- Kurumda üretilen tüm belgeler kurumsal kimliğe ve şirket politikasına uygun olur
- Belgeler Elektronik İmza ile imzalanabilir
- Belgelere erişim birim veya rol bazlı yetki tanımlanabilir
- Taranarak sisteme kazandırılan belgelere otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulanır
- Tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapma imkanı vardır
- Fiziksel arşiv yönetilebilir. (Oda, dolap, raf)
- Gelen / Giden Evrak takibi yapılır
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Amaçları Nelerdir?
- Dijital Arşiv ve Dosyalama
- Sürekli Analiz ve Raporlama Yapısı
- Dijital Güvenlik
- Kolay Erişilebilirlik
- Kurumsallaşma
- Kurumsal Hafıza
EBYS Programı Nedir?
EBYS programı, kurumların belge yönetim süreçlerini elektronik ortamda yürütmesine imkân tanıyan bir yazılım çözümüdür. Bu program, belgelerin oluşturulmasından itibaren tüm süreçlerin izlenebilir olmasını sağlar. Özellikle büyük ölçekli kurumlar için belge yoğunluğunu azaltmak ve iş akışını hızlandırmak açısından önemli bir rol oynar.
EBYS yazılımı, belgelerin dijital ortama aktarılması, sınıflandırılması ve güvenilir biçimde arşivlenmesi ve muhafaza edilmesine olanak sağlar. Böylelikle belgelerin kaybolması ya da zarar görme olasılığını ortadan kaldırır. Ayrıca, bu program, kullanıcıların belgeleri kolayca bulmasına ve gerekli düzenlemeleri yapmasına olanak tanır.
EBYS Sistemi Nasıl Kullanılır?
EBYS sistemi, kullanıcı dostu bir arayüze sahip olup, belgelerin dijital ortamda yönetilmesini sağlayan çeşitli modüllerden oluşur. Sistemin kullanımı, öncelikle belgelerin sisteme yüklenmesiyle başlar. Belgeler, belirli kriterlere göre sınıflandırılır ve arşivlenir. Kullanıcılar, yetkileri doğrultusunda belgeler üzerinde işlem yapabilirler.
Sistem, aynı zamanda evrak takip sistemi ile bütünleşmiş bir şekilde çalışır. Bu sayede, belgelerin hangi aşamada olduğu, kim tarafından incelendiği ve hangi işlemlerin yapıldığı takip edilebilir. EBYS, aynı zamanda gelen ve giden evrakların takibini de yaparak, iş süreçlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar.
EBYS ile Evrak Takip Sistemi
EBYS’nin en önemli özelliklerinden biri, evrak takip sistemi ile bütünleşmiş çalışmasıdır. Gelen ve giden evrakların takibi, iş süreçlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesi için son derece önemlidir. Evrak takip sistemi sayesinde, belgelerin hangi aşamada olduğu ve kim tarafından işlem yapıldığı kolayca görülebilir.
EBYS sistemi, belgelerin kaybolma veya yanlış yere gönderilme riskini en aza indirir. Bu durum sürecin pratikleşmesi ve verimli hale gelmesine katkıda bulunur. Ayrıca, evrak takip programı sayesinde, kullanıcılar belgeleri dijital ortamda rahatlıkla izleyebilir ve gerekli işlemleri hızla gerçekleştirebilir.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Entegrasyonu
Elektronik belge yönetim sistemi, diğer iş yönetim sistemleri ile bütünleşmiş bir şekilde çalışarak iş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır. Bu entegrasyon sayesinde, farklı departmanlar arasında belge akışı sorunsuz bir şekilde gerçekleşir. Özellikle büyük ölçekli kurumlarda, belge yoğunluğu oldukça fazladır ve bu belgelerin etkin bir şekilde yönetilmesi gerekir.
EBYS entegrasyonu, iş süreçlerinin otomatikleştirilmesini sağlar ve belge akışını hızlandırır. Bu sayede, belgelerin manuel olarak taşınması veya işlem görmesi gerekmez, bu da hata riskini minimize eder. EBYS ve DYS programı arasındaki entegrasyon da belgelerin daha verimli bir şekilde yönetilmesine katkıda bulunur.
Doküman Yönetim Sistemi Nedir?
Belge yönetim sistemi (DYS), belgelerin dijital ortamda depolanmasını, düzenlenmesini ve yönetilmesini sağlayan yazılım sistemidir. Bu sistem, EBYS ile bütünleşmiş bir şekilde çalışarak belgelerin güvenilir bir ortamda korunmasını sağlamaktadır. Özellikle büyük ölçekli kurumlar için belge yönetimi, verimliliği artırmanın yanı sıra yasal düzenlemelere uyum sağlama açısından da önemlidir.
Doküman yönetim yazılımı, belgelerin kolayca bulunmasını, arşivlenmesini ve gerektiğinde paylaşılmasını sağlar. Böylece belgelerin güvenilir ortamda saklanması sağlanır ve belgeler muhafaza edilir. Ayrıca, bu sistem, belgelerin düzenli bir şekilde yönetilmesine olanak tanır.
DYS Nedir Ne İşe Yarar?
DYS (Doküman Yönetim Sistemi), belgelerin dijital ortamda arşivlenmesini ve yönetimini sağlayan bir yazılımdır. EBYS DYS entegrasyonu sayesinde, kurumlar belgelerini daha verimli bir şekilde yönetebilir. DYS programı, belgelerin hızlı bir şekilde erişilmesini sağlar ve iş süreçlerinin hızlanmasına katkıda bulunur.
DYS ile belgelerin izlenebilirliği sağlanır. Bu sayede, kullanıcılar hangi belgenin nerede olduğunu, kim tarafından düzenlendiğini ve hangi işlemlerin yapıldığını kolayca görebilirler. Ayrıca, DYS sistemi, belgelerin güvenli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlar.
DYS Sistemi Nasıl Kullanılır?
DYS sistemi, belgelerin dijital ortamda sınıflandırılmasını, arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlayan bir yazılımdır. Kullanıcılar, sisteme giriş yaparak belgeleri yükleyebilir, düzenleyebilir ve arşivleyebilirler. DYS ile belgelerin izlenebilirliği sağlanır ve iş süreçlerinin hızlanması hedeflenir.DYS sistemi, belgelerin düzenli bir şekilde yönetilmesini sağlamak için çeşitli modüller sunar. Bu modüller, kullanıcıların belgeleri kolayca bulmasına, düzenlemesine ve paylaşmasına imkân tanır. Bunun dışında DYS ve EBYS entegrasyonu belgeleri hızlı ve güvenilir bir şekilde yönetebilir.