Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) özellikle Kamu kurumlarında yaygın olarak kullanılmaktadırlar.
Yasal zorunluluk olmaması nedeni ile özel sektör henüz EBYS sistemlerin sağladığı avantajlarından yeterince faydalanmamaktadır.
EBYS ve TS 13298
Özellikle kamu kurumlarında hizmet veren EBYS yazılımları için TS 13298 standardı zorunludur. TS 13298 zorlu ve yüksek maliyetli bir belgedir ve her yıl kontrol edilir.
ISODECK, TS 13298 belgesine sahip olan MOBEL EBYS altyapısını kullanmaktadır.
Bir EBYS ne gibi faydalar sağlar?
Kuruma gelen veya kurum tarafından üretilen ve gönderilen tüm belgeler tek bir sistem altında toplanmış olur. Bireylerin çekmecesinde, dolabında veya kişisel bilgisayarında saklanan ve gerektiğinde bulunması genellikle güç olan belgeler tarih olur.
- Tüm belgelerin tek platformda toplanır
- Kendi belirlediğin kriterlere göre sınıflandırılır
- Sistem bir belge çöplüğüne dönememesi için her sınıfa ait saklama süresi ve imha planı belirlenir
- Kurumda üretilen tüm belgeler kurumsal kimliğe ve şirket politikasına uygun olur
- Taranarak sisteme kazandırılan belgelere otomatik olarak OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulanır
- Tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapma imkanı vardır
- Belgelere erişim birim veya rol bazlı yetki tanımlanabilir
- Fiziksel arşiv yönetilebilir. (Oda, dolap, raf)
- Belgeler Elektronik İmza ile imzalanabilir
- Gelen / Giden Evrak takibi yapılır
Kurumsallaşma
Kurumun kurumsallaşma sürecine önemli bir katkı sağlanır. Her bireyin kendi beğenisine göre farklılaşmış, kopyalanarak çoğaltılmış, tutarsızlıklar içeren belgelere veda edilir.
Yöneticilerin / patronların ihtiyaç duyduklarında ancak başkasından isteyerek elde edebilecekleri belgeler yerine sürekli çevrim içi durumunda ve kelime arama yaparak bulunabilecek ve erişilebilecek belgelere daha da önemlisi kurum hafızasına sahip olmak anlamına gelir.
Kurumsal Hafıza
Bir kurumun en önemli değeri, zaman içinde biriktirdiği “know-how” dır. Çalışanların aklında biriken ve işten ayrılma nedeni ile kaybedilen bu değerli birikimi korumak ve bir düzen altına alabilmek için en önemli yardımcımız bir EBYS dir.
Kurumun süreçleri, prosedürleri, politikaları, görev tanımları, acil eylem planları, kontrol listeleri ve tüm bunlar için çevrim içi ve tüm personelin tarafından kullanılabilecek bir sistem oluşturmak belki hep gündemindeydi.
ISODECK senin için tasarlandı
Zamansızlık veya yüksek maliyetler nedeniyle sürekli ertelediğin bu sistemi şimdi kolaylıkla elde edebilirsin.
İhtiyaç duyduğu ivmeyi sağlamak üzere ISODECK göreve almaya hazır durumda seni bekliyor.