Özel Sektörde ve Kamu Sektöründe EBYS Kullanımı

Özel Sektör ve Kamu Sektörü

EBYS Kullanımı (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) veya DYS Kullanımı (Doküman Yönetimi Sistemi) aralarında farklılıklar olsa da aynı amaç doğrultusunda kullanılmaktadırlar.

Her iki isim de geçerlidir ve kullanılmaktadır. Bazen kamu kurumları tarafından isim değişikliği yapılır. Önceden sistemlerine EBYS derken yeni bir tedarikçinin sistemi kullanılmaya başlanır ve artık bizim sistemimiz DYS oldu denir.

Ancak, TSE (Türk Standartları Enstitüsü) in TS 13298 EBYS standardı vardır. Bildiğim kadarı ile DYS için bir TSE standardı yoktur.

Esas konumuz bu değil tabi. Biz EBYS terimini benimseyerek devam edelim.

Türkiye’de İlk EBYS Kullanımı

EBYS lerin olmadığı zaman hatırlayalım;

  • Bir vatandaş bir kamu kurumuna başvurduğunda ona söylenen ilk şey “kayda git” tir.
  • Vatandaş kayda, yani ilgili birimin kalemine gider.
  • Kalem, yani sekreter, vatandaşın dilekçesini kara kaplı gelen/giden evrak defterine kaydeder. 
  • Dilekçenin arkasına bir kaşe vurur. Tarihi ve sıra numarasını yazar ve vatandaşı müdüre yönlendirir.
  • Müdür, kısa bir incelemeden sonra, dilekçenin arkasına işi hangi memurun yapacağını yazar. Bu şekilde görevlendirme yapmış olur.
  • Vatandaş, dilekçeyi alır ve ilgili memura gider. 

Bu basit ama son derece etkili bir iş akış yöntemi olarak uzun yıllar boyunca kullanılmıştır. 

EBYS sistemleri ilk ortaya çıktığında işte bu yöntemin birebir dijital kopyasını oluşturmuşlardır. 

Günümüzde, kara kaplı evrak kayıt defterleri artık kalmadı

Bugün, tüm kamu kurumlarında iyi yada kötü bir EBYS sistemi kullanılmaktadır. Kamu görevlileri EBYS dışında e-posta da kullanır. Ancak talimatlar, görevlendirmeler, süreye bağlı işlemler söz konusu olduğunda bunlar mutlaka EBYS üzerinden yapılır çünkü EBYS iletileri resmi dayanak oluşturur.

EBYS de Birimlerin Posta Kutuları

Bir EBYS de birimlerin posta kutuları vardır. Bir evrak birimin posta kutusuna gönderilmiş ise birim onu almış kabul edilir. 

Oysa e-posta kullanımında nasıl olur, hepimiz biliriz; Bana gelmedi, ben almadım, görmedim, izindeydim, vs. 

Sırf bu nedenden dolayı kurumlar birbirleri ile e-posta ile haberleşmezler. Eskiden posta vardı şimdi onun yerine KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) var. Neden? İnkar edilmesin; Kaydı var. Ben almadım, görmedim yok.

Diyelim, bir kamu kurumundan alacağınız var, bir türlü ödenmiyor, değil mi?  Bir de KEP ile deneyin bakalım. 

EBYS lerde kurumların dış posta kutusu olduğu gibi kurum birimlerinin de posta kutuları da vardır. Evraklar kişilere değil birimlere gönderilir. O anda o birimin yetkilisi kim ise o ilgilenmek zorundadır. İşte bu nedenle Kamu EBYS kullanır.

Özel Sektöre Gelince 

Özel sektör çoğunlukla e-posta kullanır. Ancak binlerce e-postanın gidip geldiği bu ortam, görevlendirme, iş takibi veya performans ölçümü için uygun değildir.

Bir çalışana kurum dışından yüzlerce mail gelebilir ancak bunlardan sadece birkaçı kayda değerdir ve bir işe dönüşebilir.

Bu nedenle kamu işleyişindeki düzen özel sektörde yoktur, eksiktir ve bu eksiklik yönetim disiplinleri ile giderilmeye çalışılır.

Özel Sektörde EBYS Kullanımı Artışı

Bunun farkıda olan özel sektör firmaları arasında EBYS kullanımı oranı gittikçe artmaktadır. 

Peki somut olarak bir EBYS ne sağlar,  bir EBYS ile hangi sorunlarınızı çözersiniz? Ona bakalım.

  1. Kapıdan gelen giden Evrak / Kargo yu kayda almak
  2. Kurumsal kimliğe uygun belgeler düzenlemek/oluşturmak
  3. Islak imza yerine Dijital İmza kullanmak
  4. KEP iletileri almak göndermek
  5. UETS tebligatları almak
  6. Tüm gelen giden evrakı Kayıt altına almak, Numaralandırmak
  7. Kurum içi iletişimi ve görevlendirmeleri daha Resmi bir şekilde yürütmek.
  8. Mevcut kağıt belgeleri tarayarak Sayısallaştırmak, her yerden Ulaşılabilir hale getirmek.
  9. Tüm kurum belgelerini belli bir plana göre Saklamak, gerektiğinde hızla Bulmak

EBYS başlı başına bir disiplindir

Burada görüldüğü gibi bir EBYS başlı başına kuruma önemi bir disiplin sağlamaktadır.

Peki bu kadar mı? EBYS alınca oluyor mu?

Bir defa EBYS almak zorunda değilsiniz; Kiralayın. Ve, evet bu son derece iyi bir başlangıç olur. 

EBYS aslında ilk aşamadır ve temeldir; üzerine kurumun işleyişine uygun çok kapsamlı iş süreçleri gelebilir. 

Muhtemelen burası daha çok ilginizi çekecek. 

İş Akışları / İş Süreçleri / Dijital Süreçler / Onay Süreçleri / Talep Onay / vs.

Bunlara yakından bakalım, ama bir sonraki yazımda..

ISODECK EBYS Özellikleri

Bunu paylaşın: