Elektronik İmza atılacak belgeler nasıl hazırlanmalı?

5070 sayılı Elektronik İmza kanunu “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur.” demektedir.

Ancak, doğal olarak, kanun elektronik imzalanacak belgenin imzalama öncesi nasıl biçimlendirileceğini veya imzaya nasıl hazırlanacağını tarif etmez.

Elektronik imza ile imzalanan bir belgenin yasal geçerliliğe sahip olması için, içerik ve üslup bakımından belirli bir düzene uyması gerekli değildir.

Ancak yine de imzalanan belgenin muhataplarına vereceği izlenimi güçlendirmek, değerli belge algısını pekiştirmek ve belgenin incelenmesi ve kontrol edilmesini kolaylaştırmak amacı ile yapılabilecekler vardır.

Daha fazla ilerlemeden hemen belirtelim ki, ISODECK Yazı Editörü aşağıda anlatılan işlemlerin tamamını otomatik olarak kendisi yapar.

1. Belgeye bir sayı vermek

Belgeye bir sayı vermek, belgenin benzersiz bir kimlik kazanmasını sağlar ve belgenin takip edilmesi ve yönetilmesi için önemlidir. Belge sayısının yapılandırılması işletmenin büyüklüğüne göre değişebilir.

Resmi kurumlar için belge sayısının nasıl oluşturulması gerektiği “RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK” tarafından belirlenmiştir.

Özel kuruluşlar için böyle bir zorunluluk olmasa da yönetmeliğin belirlediği ilkelerden faydalanarak aşağıdaki gibi bir sayı biçimi uygulanabilir.

• E Eğer belge elektronik imzalanacak ise Sayı “E-” ifadesi ile başlar
• TICARI_SICIL_NO Burada İşletmenin Ticari sicil veya Vergi numarası kullanılabilir.
• DEPARTMAN_NO 3. pozisyonda büyük işletmeler belgeyi oluşturan departman kodunu kullanabilirler.
• YIL_ICINDEKI_SIRA Son pozisyonda departmana bağlı olmaksızın ve gelen giden ayrımı yapılmaksızın tüm belgelere aynı sıradan yıl içinde benzersiz bir sıra numarası verilebilir.

Örnek Sayı

2. Belgenin geçerlilik kazandığı tarihi işlemek

Aslında dijital imzalanan bir belgede gerçek imza tarihi dijital imzanın içinde yer almaktadır ve herhangi bir hukuki değerlendirmede bu tarih esas alınacaktır.

Eğer belge içeriğinde, kolay okunabilmesi için bir tarih bulundurmak istiyorsanız bunu imzalama işleminden hemen önce sağlamak durumundasınız. Çünkü imzalama gerçekleştikten sonra belge üzerinde bir bayt bile değiştiremezsiniz.

Eğer belge öngörülen tarihte imzalanmaz ise bu yanıltıcı bir durum ortaya çıkaracaktır. Bu durumda bizim önerimiz, belgeyi yeniden imzaya hazırlamanız ve öngörülen tarihte imzalamayı gerçekleştirmenizdir.

3. Belgenin taraflarını belirlemek

Belgenin tarafları, belgede yer alan kişiler veya kuruluşlar olarak tanımlanır. Bu bilgi, belgenin hangi tarafları bağladığını ve kimlerin sorumluluk taşıdığını belirtir.

4. Belgenin parafçılarını ve imzacılarını makam hiyerarşisine uygun olarak tanımlamak

Belgedeki parafçılar ve imzacılar, belgeyi onaylayan veya sorumluluğu üstlenen kişilerdir. Bu kişilerin makam hiyerarşisine göre belirtilmesi, belgenin yetkililik ve güvenilirlik açısından doğru bir şekilde yönetilmesini sağlar.

5. Belgenin geçerlilik kontrolünü kolaylaştırmak için Karekod kullanmak

Belgeye bir karekod eklemek, hem belgenin resmiyet algısını güçlendirir hem de belge geçerliliğinin kontrol edilmesini kolaylaştırır. Karekod un içeriği basit bir kod olabileceği gibi, belgenin aslının görülebileceği ve indirilebileceği bir URL de olabilir.

Mobil cihazını karekod üzerine tutan bir kişi doğrudan orijinal belgeye ulaşabilecektir.

6. İrtibat kişisini ve iletişim bilgilerini belgeye işlemek

Belgede bir irtibat kişisi ve iletişim bilgileri belirtmek, belgeyle ilgili soruların veya isteklerin hangi kişiye yönlendirilmesi gerektiğini belirler. Bu sayede belge hakkında iletişim kolaylaşır ve doğru kişiye ulaşılabilir.

Web üzerinden resmi yazı düzenlemek için ISODECK Yazı Editörü

Elektronik İmzalama, Mobil İmzama, Zaman Damgalama için ISODECK Bulut EBYS.