ISODECK Bulut EBYS, hiç bir kuruluma ve yatırıma ihtiyaç duymaksızın, son derece pratik ve hızlı bir şekilde hayata geçirilebilen bir Dijital Arşiv hizmeti sunmaktadır.
İşletmeler için belgelerini güvenli ve her yerden erişilebilir bir ortamda depolamak, geleneksel kağıt tabanlı arşivleme yöntemlerine kıyasla daha verimli ve maliyet açısından avantajlıdır.
ISODECK Dijital Arşiv Özellikleri
Kurumunuzda yer alan birimlere özel ayrı arşiv bölümlemesi yapabilir ve her bölümü farklı kullanıcılar için yetkilendirebilirsiniz.
Dosya ve Belge Niteliklerinin Özelleştirilmesi
ISODECK, kullanıcılarına dosya ve belge alanlarını istedikleri gibi özelleştirebilme imkanı sunar. Bu, işletmelerin kendi iş gereksinimlerine uygun bir arşivleme düzeni oluşturmalarına olanak tanır.
İsteğe bağlı olarak, kullanıcılar yeni alanlar açabilir ve belgeleri farklı kategorilere ayırabilir ve daha etkili bir şekilde organize edebilirler.
ISODECK te farklı belge türleri tanımlamak mümkündür. Bu özellikler belgelerin taranarak yüklenmesi sırasında kullanılır.
Doğrudan Uygulama Üzerinden Tarama
ISODECK Yerel Servis hem elektronik imzalama hem de belge tarama işlevleri için tasarlanmıştır. İmzalamak için ayrı, belge tarama için ayrı programlar kurmak ve onların lisans ücretleri ile uğraşılmasına gerek yoktur.
ISODECK Yerel Servis belgeleri tararken, belge tür tanımlarında belirlenen değerleri kullanır. Belgenin PDF dosyası olarak taranacağı, Tek | Çift taraflı taranması, Renkli, Gri veya Siyah/Beyaz olması ve çözünürlük değerleri belge türüne göre otomatik olarak ayarlanır.
Kullanıcılar isterse tek tarama bazlı olarak varsayılan değerleri değiştirebilir.
Otomatik Türkçe OCR ve Tam Metin Arama
Kullanıcılar, belgelerini yükleme veya tarama suretiyle ISODECK’e aktardıkları anda belgeler arka planda ayıklama işlemine tabi tutulur.
ISODECK ayıklama sunucuları otomatik olarak arka planda harekete geçerek Türkçe OCR (Optik Karakter Tanıma) işlemini yapar ve belgelerin metin içeriğini çıkarır.
Bu sayede, arşivde yer alan tüm belgeler üzerinde tam metin arama yapılabilir.
Tam Metin Arama
ISODECK kullanıcıları arşivde yer alan tüm belgelerin içeriğindeki herhangi bir kelime veya cümleyi aratarak hızlıca istedikleri belgeye ulaşabilirler.
ISODECK Client Link
Müşterilerin dosyalarını kendi sunucularında saklama taleplerini karşılamak üzere ISODECK Client Link yazılımı müşteri ağında konuşlandırabilir. Bu sayede ISODECK bulut uygulaması üzerinden yönetilen belgeler doğrudan müşteri ortamına gönderilebilmektedir.
Müşteriler arşiv belgelerinin kendi ortamlarında tutulmasını, hem güvenlik açısından hem de belgelerin müşteri ağı içinde yer alan diğer uygulamalar ile paylaşılabilir olmasından dolayı tercih edilebilir.
Diğer Çözümler ile Entegre Edilebilir
Dijital Arşiv yanında diğer ISODECK çözümlerinin de tercih edilmesi durumunda Dijital Arşiv diğer modüllerin veri ve belgelerinin de saklanması için uygundur.
Gelen / Giden Evrak, Sözleşmeler, KEP Bildirimleri ve İş Süreçlerine ait tüm belgeler ISODECK Dijital arşivinde bir araya gelirler.
Siz bir arama işlemi yaptığınız zaman sistem genelinde arama yapmış olursunuz.
Dijital Arşiv Nedir?
Dijital Arşiv, fiziksel belgelerin dijital ortama aktarılması ve uzun süreli depolanmasını sağlayan bir sistemdir. Bu sistem, sadece belgelerin saklanmasını değil, aynı zamanda düzenli bir şekilde yönetilmesini ve gerektiğinde kolayca erişilebilmesini de kapsar. Geleneksel arşivleme yöntemleri, kâğıt belgelerin fiziksel olarak saklanmasına dayandığı için çok fazla yer kaplar ve zaman içinde belgelerin bozulma riski taşır. Ancak dijital arşivleme, belgeleri güvenli bir dijital ortamda saklayarak bu tür riskleri ortadan kaldırır. Bu nedenle günümüzde dijital arşiv sistemleri hem bireyler hem de kurumlar için büyük bir öneme sahiptir.
Dijital arşivler, bilgi ve belgelerin dijital hale getirilmesi, yani arşiv dijitalleştirme sürecini içerir. Bu süreçte belgeler taranarak dijital ortama aktarılır, ardından sınıflandırılarak depolanır. Dijital arşivleme, sadece depolama alanı tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda belgelerin yönetimini de daha kolay hale getirir. Belgeler, arama fonksiyonları sayesinde saniyeler içinde bulunabilir ve kullanıcılar ihtiyaç duydukları bilgilere hızlıca ulaşabilir.
Dijital arşiv, belgelerin güvenliğini sağlamak için çeşitli güvenlik önlemleri ile desteklenir. Belgeler, şifreleme yöntemleri ile korunur ve yetkisiz erişimlerin önüne geçilir. Aynı zamanda düzenli yedekleme işlemleri ile olası veri kayıplarının önüne geçilir. Bu şekilde, dijital arşivleme sistemi kullanıcılarına belgelerine istedikleri zaman, güvenli bir şekilde erişme imkânı sunar. Günümüzde birçok işletme ve kamu kurumu, fiziksel arşivleme sistemlerini terk ederek dijital arşivleme çözümlerine geçmektedir.
Dijital Arşiv Nasıl Oluşturulur?
Dijital arşiv oluşturma süreci, bir dizi adım ve teknoloji gerektirir. İlk aşamada, fiziksel belgelerin taranarak dijital formata dönüştürülmesi gerekir. Bu süreçte yüksek çözünürlüklü tarayıcılar kullanılarak belgeler dijital ortama aktarılır. Daha sonra bu belgeler, çeşitli kategorilere ayrılarak sistematik bir şekilde saklanır. Dijital arşiv yönetim sistemi, bu noktada devreye girer ve belgelerin uygun bir şekilde sınıflandırılmasını, indekslenmesini ve depolanmasını sağlar. Bu tür sistemler, belgelerin kim tarafından, ne zaman ve hangi amaçla erişildiğini izleme yeteneğine de sahiptir.
Dijital arşivin bir diğer önemli adımı ise depolama çözümünün belirlenmesidir. Dijital belgeler, bulut tabanlı sunucular ya da yerel sunucular üzerinde saklanabilir. Bulut tabanlı çözümler, esneklik ve ölçeklenebilirlik açısından tercih edilirken, yerel sunucular daha fazla kontrol ve güvenlik sağlar. İhtiyaçlar doğrultusunda dijital arşiv sistemi, kullanıcılara özelleştirilebilir çözümler sunarak hem güvenliği hem de kullanım kolaylığını bir araya getirir.
Dijital arşiv oluşturmanın bir diğer adımı ise belgelerin düzenlenmesidir. Dijital hale getirilen belgeler, uygun dosya formatlarına dönüştürülmeli ve doğru bir şekilde adlandırılmalıdır. Aynı zamanda belgelerin üzerinde gerekli notlar ya da açıklamalar eklenebilir, böylece ileride daha kolay bulunabilir hale gelir. Bu süreç hem bireysel kullanımlar hem de kurumsal dijital arşiv çözümleri için oldukça önemlidir. Belgelerin dijital ortama aktarılmasının ardından, belirli bir arama sistemi sayesinde istenilen belge kolaylıkla bulunabilir ve hızlı bir şekilde erişilebilir hale gelir.Dijital arşivleme sırasında dikkat edilmesi gereken bir diğer unsur ise yedekleme ve güvenliktir. Belgelerin dijital ortamda saklanması, fiziksel zarar riskini azaltırken, aynı zamanda dijital saldırılara karşı da korunmayı gerektirir. Dijital arşivleme sistemi, şifreleme yöntemleri ve çeşitli güvenlik protokolleri ile belgeleri koruma altına alır. Düzenli olarak yapılan yedekleme işlemleri ile de belgelerin kaybolması ya da bozulması durumunda hızlı bir şekilde geri yükleme yapılabilir. Bu nedenle, dijital arşiv oluştururken kullanılan yazılım ve donanımların güvenilir olması büyük önem taşır.
Dijital Arşivin Avantajları Nelerdir?
Dijital arşivin pek çok avantajı bulunmaktadır. İlk olarak, fiziksel arşivleme yöntemlerine göre çok daha az yer kaplar. Fiziksel belgeler büyük miktarda depolama alanı gerektirirken, dijital belgeler dijital ortamda neredeyse sınırsız bir şekilde saklanabilir. Bu durum özellikle büyük ölçekli şirketler ve kurumlar için büyük bir avantaj sağlar. Ayrıca dijital belgeler, herhangi bir yerden erişilebilir ve bu da iş süreçlerini hızlandırır. Çalışanlar, gerekli belgelere hızlı bir şekilde ulaşarak işlerini daha verimli bir şekilde gerçekleştirebilir.
Dijital arşivleme sistemi, aynı zamanda zaman tasarrufu sağlar. Fiziksel belgeleri bulmak için harcanan zaman, dijital arşivler sayesinde büyük ölçüde azalır. Arama motorları ile bütünleşmiş çalışan bu sistemler, kullanıcıların istedikleri belgelere saniyeler içinde ulaşmasını sağlar. Özellikle büyük ölçekli arşivlerde, manuel arama süreci oldukça zaman alıcı olabilirken dijital arşivleme çözümleri ile bu süreç otomatik hale gelir.
Bir diğer önemli avantaj ise güvenliktir. Dijital arşivler, fiziksel belgelerin zarar görme riskini ortadan kaldırır. Yangın, su baskını, deprem gibi doğal afetlerde fiziksel belgeler kaybolabilir ya da hasar görebilirken, dijital arşivler bu tür risklere karşı korunmuştur. Aynı zamanda dijital belgeler, şifreleme yöntemleri ile yetkisiz erişimlere karşı da korunur. Bu durum, özellikle hassas bilgi ve belgeleri saklayan kurumlar için büyük bir avantajdır.
Dijital arşivlerin bir diğer avantajı ise belgelerin uzun süreli korunmasını sağlamasıdır. Fiziksel belgeler zamanla yıpranabilir ve okunamaz hale gelebilirken, dijital belgeler her zaman ilk günkü haliyle korunur. Bu, bilgiye erişimin sürekli ve güvenilir olmasını sağlar. Ayrıca dijital belgeler, kolayca kopyalanabilir ve yedeklenebilir. Bu sayede olası veri kayıplarının önüne geçilir. Dosya takip sistemi sayesinde belgelerin kim tarafından erişildiği ve üzerinde yapılan değişiklikler kolayca izlenebilir. Bu, özellikle büyük ölçekli arşivlerde belge yönetimini daha şeffaf hale getirir.
Dijital Arşivlemenin Önemi
Dijital arşivleme, modern iş dünyasında büyük bir öneme sahiptir. Kurumlar, her gün büyük miktarda belge ve bilgi üretir. Bu belgelerin güvenli bir şekilde saklanması ve gerektiğinde kolayca erişilmesi, iş süreçlerinin etkin bir şekilde yürütülmesi için kritik bir rol oynar. Geleneksel arşivleme yöntemleri, günümüz iş dünyasının hızına ayak uyduramazken, dijital arşivleme çözümleri bu hızla uyumlu bir şekilde çalışır. Arşiv yönetim sistemi, belgelerin düzenli bir şekilde saklanmasını ve yönetilmesini sağlar.
Bunun yanı sıra dijital arşivleme, kurumsal hafızanın korunmasına da katkı sağlar. Bir kurumun geçmiş belgelerine ulaşabilmesi, ileride alacağı kararlar açısından önemli bir rol oynar. Ayrıca yasal gereklilikler açısından da belgelerin korunması büyük bir öneme sahiptir. Dijital arşivleme sayesinde belgeler hem yasal zorunluluklar çerçevesinde korunur hem de gerektiğinde hızlıca erişilebilir hale gelir.
Dijital arşivlemenin önemi, sadece belge yönetimi ile sınırlı kalmaz. Aynı zamanda iş süreçlerinin hızlanmasına da katkı sağlar. Dijital arşiv yazılımı, belgelerin kolayca bulunmasını ve iş süreçlerinin daha verimli hale gelmesini sağlar. Bu durum, özellikle büyük ölçekli işletmelerde iş gücü ve zaman tasarrufu sağlar. Dijital arşivler, belgelerin farklı departmanlar arasında kolayca paylaşılmasına olanak tanır ve bu da iş birliğini artırır.