Kalite Yönetimi ve ERP sorumluluk alanı çakışması

Kalite Yönetimi ve ERP

Kalite yönetimi ve ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) sistemleri, bir işletmenin başarılı bir şekilde faaliyet göstermesi için önemli iki bileşendir. Ancak, bazen bu iki sistem arasında sorumluluk alanı çakışmaları ortaya çıkabilir.

Bu makalede, kalite yönetimi ve ERP sistemleri arasındaki sorumluluk alanı çakışmalarını ele alacağız ve bu durumun işletmeler üzerindeki etkilerini tartışacağız.

ISODECK ISO 27001 Kalite Yönetimi

1. Kalite Yönetimi ve ERP’nin Tanımları

Kalite yönetimi, bir işletmenin müşteri memnuniyetini artırmak, süreçlerini iyileştirmek ve hataları önlemek için uyguladığı politikalar, prosedürler, hedefler, denetimler, ölçümler ve değerlendirmeler bütünüdür.

ERP sistemi ise işletmenin faaliyetleri doğrultusunda kurgulanmış olan, tüm departmanlarını aynı bütünün parçası olarak gören, tüm birimler tarafından işlenen iş verilerin (Business Data) tutarlılığını sağlayan, sahipliğini ve sorumluluğunu üstelenen ve bir işletmenin Ana sistemidir.

2. Sorumluluk Alanı Çakışmaları

Kalite yönetimi ve ERP sistemleri genellikle farklı departmanlar veya ekipler tarafından yönetilir. Ancak, bazı durumlarda bu iki sistem arasında sorumluluk alanı çakışmaları ortaya çıkabilir.

Örneğin, kalite yönetimi ekibi ürün kalitesini izlerken ERP sisteminin yapması gereken işlevleri üstlenmek, veya ERP sisteminin sorumluluğunda olan verileri çoklamak konumunda kalabilirler.

3. Veri Tutma ve Paylaşımı

Kalite yönetimi ve ERP sistemleri, işletmenin farklı veri setlerini yönetir. Kalite yönetimi genellikle kalite kontrol verilerini, test sonuçlarını ve müşteri şikayetlerini içerirken, ERP ise finansal verileri, stok bilgilerini ve sipariş yönetimini içerir.

Bu verilerin tutulması, paylaşılması ve senkronize edilmesi gereken durumlarda sorumluluk alanlarına dikkat edilmeli ve diğer sistemi boşa düşürebilecek uygulamalardan kaçınılmalıdır.

4. Süreç İyileştirme ve Uygulama

Kalite yönetimi ve ERP sistemleri, iş süreçlerinin iyileştirilmesi ve uygulanması konularında benzer hedeflere sahiptir. Kalite yönetimi süreçleri, hataları ve verimsizlikleri tespit ederek iyileştirmeler yapmayı amaçlar. ERP ise süreçleri entegre bir şekilde yönetir ve verimliliği artırmayı hedefler. Bu durumda, hangi sistem veya ekip tarafından süreç iyileştirme projelerinin yönetileceği konusunda sorumluluk alanı çakışmaları yaşanabilir.

5. Kaynak ve Yetki Paylaşımı

Kalite yönetimi ve ERP sistemleri için gereken kaynaklar ve yetkiler farklı departmanlar arasında dağıtılmalıdır. Ancak, bu dağılımın net olmaması veya çakışması durumunda sorunlar ortaya çıkabilir.

Örneğin, kalite yönetimi ekibi, belirli bir süreci veya ürünü denetlemek ve iyileştirmek için gerekli kaynaklara ve yetkilere erişim talep edebilir. Ancak bu tüm iş ve veri akışını belirleme konusunda söz sahibi olma noktasına varmamalıdır.

İş ve veri akışına kalite perspektifinden bakılmalı, geniş kapsamlı değişikliklere ve maliyetlere neden olmayacak dengeli ve nispeten küçük müdahaleler kurgulanmalıdır.

Buradaki anahtar kelime “Denge” dir.

6. İletişim, Koordinasyon ve Farkındalık

Kalite yönetimi ve ERP sistemleri arasındaki sorumluluk alanı çakışmalarını önlemek için iyi bir iletişim ve koordinasyon gereklidir. İlgili ekipler arasında düzenli toplantılar ve bilgi paylaşımı sağlanmalı, sorumluluk alanları amaca yönelik ve dengeli bir şekilde tanımlanmalı ve iş süreçleri entegre bir şekilde yönetilmelidir.

Bu sistemlerin nasıl çalıştığı, sorumluluk alanları ve işbirliği gereklilikleri konusunda çalışanların eğitimli ve bilinçli olması da gerçekten çok önemlidir. İşletmeler, çalışanlarına bu amaca yönelik eğitimler ve farkındalık programları düzenlemelidir.

7. Güçler Ayrılığı

Bu iki sistemi kurgularken yapılabilecek hatalardan belki de en kötüsü, kalite yönetimini ERP sisteminin içine almaktır.

Kalite yöneticisi ayrı departmanda olsa dahi, böyle bir yaklaşım, kalite sisteminin de aynı ekip tarafından tasarlanması, kodlanması, test edilmesi anlamına gelir. Bu durumda ERP yi yöneten birimin, dolaylı olarak kalite üzerinde de söz sahibi olması kaçınılamaz hale gelir.

Hiç kimse kendi kendisini denetleyemez, sadece kendisini ve işletme yönetimi yanıltır.

ISODECK ISO 27001 Kalite Yönetimi