Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, belgelerin güvenli bir şekilde iletilmesini sağlayan önemli bir sistemdir. KEP iletisi gönderebilmek için bir elektronik veya mobil imzaya sahip olmanız gerekir ve her bir gönderi ancak imzalanarak gönderilebilir.
Adında da belli olduğu gibi KEP’in en önemli fonksiyonu iletileri güvenli bir şekilde kaydetmesi ve oluşturulan delilleri kanunun öngördüğü süre boyunda saklamasıdır.
Ancak, KEP üzerinden gönderilen bir iletinin içeriğinin otomatik olarak geçerli bir belge olduğu anlamına gelmez. Özellikle hukuki nitelikteki belgelerin KEP ile gönderilmesi durumunda, belgelerin önceden yetkili kişiler tarafından elektronik olarak imzalanması gerekmektedir.
KEP gönderimindeki Elektronik imza, gönderenin kimliğini ve gönderi zamanını doğrulamak ve saklamak için kullanılan bir mekanizmadır. Ancak gönderinin imzalanması iletinin içeriği (eki) olan belgenin geçerliliğini tek başına sağlamaz.
Bu nedenle KEP ile gönderilen hukuki bir belgenin geçerlilik kazanabilmesi için, belgenin imza yetkilisi tarafından daha önce elektronik olarak imzalanmış olması gerekmektedir.
Bir örnek verelim
Bir firmanın IK departmanı çalışanların bordrolarını KEP ile gönderiyor. Gönderimlerin yapılacağı KEP hesabı için bir kullanıcı yetkilendirilmiş durumda.
Bu kullanıcı PDF formatında oluşturulmuş olan bordro belgelerini doğrudan KEP ile gönderir ise, bu hukuki açıdan %100 geçerli bir uygulama kabul edilemez.
Çünkü, O firmada personel bordroları için kim imza yetkisine sahip ise, o kişinin bordroyu imzalaması gerekir. Ancak o zaman gönderilen şey herhangi bir doküman değil de, geçerli ve değerli bir belge konumunda olur.
Bir firmada değişik alanlarda yöneticiler / imza yetkilileri vardır ve bu kişiler sorumluluk taşırlar. Oysa kep iletilerini gönderme yetkilisi firmalarda genellikle sadece bir kişidir.
Kep iletilerini gönderen kişinin tüm birimlerin tüm değerli belgeleri üzerinde sorumluluk sahibi olmasının hiç mantıklı olmadığı açıktır.
Özetleyecek olursak, KEP sistemi ile gönderilen bir ileti, belgenin geçerliliğini doğrulamaz. Sadece belgenin kim tarafından ve ne zaman gönderildiğini doğrular.
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu KEP’e ilişkin Sıkça sorulan sorular