Kalite Yönetim Sistemi / KYS Yazılımı
Kalite dokümanlarını web üzerinde hazırlayın ve düzenleyin; onay, revizyon, yayım, görev ve kalite faaliyetlerini aynı sistemde yönetin.
KYS yazılımı (QMS yazılımı); politika, prosedür, talimat ve formların hazırlanmasından risk, uygunsuzluk, düzeltici faaliyet, denetim, eğitim ve kalite hedeflerinin yönetimine kadar kalite çalışmalarını merkezi ve izlenebilir hale getirir.
ISODECK; web tabanlı belge düzenleme yeteneklerini kontrollü doküman yönetimi ve kuruma özel iş akışlarıyla bir araya getirir. Böylece dokümanın içeriği, onayları, revizyonları ve dokümanla ilişkili faaliyetler aynı kurumsal ortamda yönetilir.
Online belge düzenleme ve süreç yönetimi bir arada
Politika, prosedür, talimat ve formları web tarayıcısında hazırlayın. Mevcut içerikleri Word’den kopyala-yapıştır yöntemiyle kolayca aktarın; kalite formları, kontrol planları, görev/yetki tabloları ve kontrol listeleri için zengin tablolar tasarlayın. İnceleme, onay, revizyon ve yayım adımlarını dokümanın kendi yaşam döngüsü içinde yönetin.
Yönetim sistemi ihtiyaçlarının ISODECK’teki karşılığı
Bir kalite yönetimi yazılımı ihtiyacının ISODECK üzerinde hangi süreçle karşılandığını ve nasıl bir yönetim kaydı oluşturduğunu görün.
| Yönetim sistemi ihtiyacı | ISODECK karşılığı | Ne sağlar? |
|---|---|---|
| Kontrollü doküman yönetimi | Online Belge Editörü ve Doküman Yönetimi | Politika, prosedür, talimat ve formların web üzerinde hazırlanması, düzenlenmesi, onayı, revizyonu ve yayımı |
| Uygunsuzluk yönetimi | Uygunsuzluk / DÖF | Uygunsuzluğun kaydı, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması |
| Düzeltici faaliyet | DÖF / Aksiyon Yönetimi | Kök neden, faaliyet, sorumlu, termin ve etkinlik kontrolü |
| Risk yönetimi | Risk Analizi | Risklerin belirlenmesi, puanlanması ve dönemsel gözden geçirilmesi |
| Risk azaltma | Risk Azaltma Planı | Önlemlerin göreve dönüşmesi ve kalan riskin yeniden değerlendirilmesi |
| İç tetkik | İç Tetkik Süreci | Plan, kapsam, tetkikçi, bulgu ve takip faaliyetlerinin ilişkilendirilmesi |
| Eğitim ve yetkinlik | Eğitim Yönetimi | İhtiyaç, plan, katılım, değerlendirme ve sonuçların kaydı |
| Kalibrasyon ve bakım | Periyodik Takip | Cihaz, ekipman, periyot, sorumlu, yaklaşan tarih ve sonuç yönetimi |
| Tedarikçi performansı | Tedarikçi Değerlendirme | Kriter, dönemsel puanlama ve performans geçmişi |
| Hedeflerin takibi | Hedef Yönetimi | Hedef, gösterge, sorumlu, dönem ve gerçekleşme bilgilerinin izlenmesi |
| Denetim izi | İşlem Geçmişi | Kim, ne zaman, hangi adımda, hangi işlemi yaptı bilgisinin korunması |
Süreç adımları, roller ve kayıt alanları kuruluşun prosedürlerine göre yapılandırılabilir.
Bir DÖF süreci ISODECK’te nasıl çalışır?
Uygunsuzluk kaydını, kök neden analizinden etkinlik kontrolüne uzanan kontrollü bir iyileştirme sürecine dönüştürün.
Uygunsuzluk
Kaynak, açıklama, kanıt ve ilgili birim kaydedilir.
Değerlendirme
Önem, etki ve izlenecek yöntem belirlenir.
Kök neden
Sorunun temel nedeni araştırılır ve doğrulanır.
Faaliyet planı
İşler, sorumlular ve hedef tarihler tanımlanır.
Uygulama
Faaliyetler tamamlanır ve kanıtlar eklenir.
Kontrol
Tamamlanma ve uygunluk doğrulanır.
Etkinlik
Sorunun tekrarının önlenip önlenmediği ölçülür.
Kapatma
Karar ve işlem geçmişi korunarak kayıt kapatılır.
Doküman, prosedür ve süreç nasıl birlikte çalışır?
Kalite yönetiminde bu üç kavram birbirini tamamlar ve farklı roller üstlenir.
Bilgiyi ve kuralı korur
Politika, talimat, form veya görev tanımını kontrollü biçimde yayımlar.
Nasıl yapılacağını tarif eder
Faaliyetin kapsamını, sorumlularını, yöntemini ve kayıtlarını açıklar.
İşin yapılmasını sağlar
Görevi doğru kişiye iletir, adımları takip eder ve sonucu kanıtlarıyla kaydeder.
ISODECK, prosedürü kontrollü biçimde yayımlar ve prosedürle tarif edilen işin dijital süreç olarak uygulanmasını sağlar.
Planla, uygula, kontrol et, iyileştir
KYS, sürekli çalışan ve her döngüde gelişen bir yönetim yapısıdır.
Riskler ve hedefler
Riskleri, hedefleri, göstergeleri ve dönemsel planları tanımlayın.
Süreçler ve görevler
Faaliyetleri iş akışına dönüştürüp sorumlulara yönlendirin.
Tetkik ve ölçüm
Sonuçları, gecikmeleri, bulguları ve göstergeleri değerlendirin.
DÖF ve aksiyonlar
Kök nedenleri ele alın ve faaliyetlerin etkinliğini doğrulayın.
Risk Analizi ile başlayın, sonra Risk Azaltma Planı Yapın
Bir kalite yönetimi yazılımında kayıtları, birbiriyle ilişkili faaliyetlerin doğru sırayla çalıştığı süreçlere dönüştürün.
Risklerinizi analiz edin
Riskleri tanımlayın; olasılık, etki ve kuruluşunuzun yöntemine göre risk seviyelerini değerlendirin.
Risk azaltma planı oluşturun
Alınacak önlemleri faaliyete dönüştürün; sorumluları ve hedef tarihleri belirleyin, kalan riski yeniden değerlendirin.
Yıllık faaliyetleri planlayın
Tatbikat, iç tetkik, bakım, kalibrasyon ve gözden geçirmeleri takvime bağlayın; zamanı geldiğinde ilgili süreç başlatılsın.
Sonuçları değerlendirin
Bakım, kontrol ve diğer periyodik faaliyetlerde gerçekleşme bilgisini, sonucu ve performansı birlikte kayıt altına alın.
Nesnel değerlendirme yapın
Personel veya tedarikçi seçim ve değerlendirmelerinde kriterleri önceden belirleyin; adayları aynı ölçütlerle puanlayın.
Eğitim ve oryantasyonu izleyin
İhtiyacı, katılımcıları ve eğitim sonuçlarını takip edin; yeni çalışanların gerekli oryantasyon adımlarından geçtiğini görün.
Prosedürleri süreçlere dönüştürün
Önemli işlerde çalışanlara izlenecek adımları açıkça sunun; prosedürü görev, onay ve kayıtlardan oluşan iş akışlarıyla uygulayın.
Kalite dokümanlarını online oluşturun, düzenleyin ve işleyin
ISODECK Yazı Editörü ile politika, prosedür, talimat ve formların içeriği web tarayıcısında hazırlanabilir ve güncellenebilir. Mevcut dokümanların içeriği Word’den kopyala-yapıştır yöntemiyle kolayca aktarılabilir; kurumsal şablonlar belge yapısının ve görünümünün standartlaştırılmasına yardımcı olur.
Editörün zengin tablo tasarım olanakları; kalite formları, kontrol planları, görev ve yetki tabloları ile kontrol listelerinin doğrudan doküman içinde hazırlanmasını kolaylaştırır.
Hazırlanan belge aynı sistem içinde incelemeye ve onaya gönderilebilir; revizyonları, sürümleri ve yayım durumu kontrollü biçimde yönetilebilir. Böylece belge içeriği ile belge üzerinde yürütülen işlemler birbirinden kopmaz.
Kalite faaliyetlerini tek platformda yönetin
Hazır yapılandırmalarla başlayın; alanları, rolleri, onay noktalarını, bildirimleri ve raporları kuruluşunuzun işleyişine göre uyarlayın.
Online belge düzenleme
Kalite dokümanlarını web üzerinde hazırlayın ve düzenleyin; onaya gönderin, versiyonlayın ve geçerli sürümü yayımlayın.
ISODECK Yazı Editörünü inceleyin →Uygunsuzluk ve DÖF
Uygunsuzluktan kök nedene, faaliyetlerden etkinlik kontrolüne kadar tüm geçmişi koruyun.
Risk ve aksiyon yönetimi
Riskleri puanlayın, önlem planları oluşturun ve faaliyet sonrası riski yeniden değerlendirin.
İç tetkik yönetimi
Program, kapsam, tetkikçi, bulgu ve takip faaliyetleri arasındaki ilişkiyi koruyun.
Eğitim ve oryantasyon
İhtiyaç, plan, katılım, sonuç ve çalışan rolüne göre oryantasyon adımlarını izleyin.
Kalibrasyon ve bakım
Cihaz, ekipman, periyot, tarih, sorumlu ve sonuç kayıtlarını merkezi takip edin.
Tedarikçi değerlendirme
Kriterleri belirleyin, dönemsel puanlama yapın ve performans değişimini görün.
Süreci inceleyin →Hedef yönetimi
Kalite hedeflerini sorumlu, dönem ve göstergelerle tanımlayıp gerçekleşmeleri izleyin.
Periyodik faaliyetler
Tetkik, eğitim, tatbikat ve kontrolleri planlayın; zamanı geldiğinde süreci başlatın.
ISO 9001 ve ISO/IEC 27001 süreçlerini aynı platformda yürütün
Her yönetim standardı kendi amacına odaklanırken doküman kontrolü, risk, yetkinlik, iç tetkik, düzeltici faaliyet ve hedef takibi gibi ortak yönetim ihtiyaçlarını paylaşır.
ISO 9001 süreçleri
Müşteri beklentilerini karşılayan, ölçülen ve sürekli iyileştirilen süreçlerin yönetilmesine odaklanır.
- Doküman kontrolü
- Risk ve fırsatlar
- Kalite hedefleri
- İç tetkik
- Uygunsuzluk ve DÖF
- Eğitim ve yetkinlik
- Tedarikçi değerlendirme
- Ölçüm ve iyileştirme
ISO/IEC 27001 süreçleri
Bilgi güvenliği risklerinin sistematik biçimde yönetilmesine ve uygun kontrollerin sürdürülmesine odaklanır.
- Bilgi varlıkları
- Risk değerlendirme
- Risk işleme planı
- Kontrol ve kanıtlar
- Olay yönetimi
- İç tetkik
- Eğitim ve farkındalık
- Düzeltici faaliyet
ISO belgesinden sürekli gelişen yönetim sistemine
Yazılım; belge hazırlık döneminden sistemin günlük işletimine kadar faaliyetlerin düzenli, izlenebilir ve sürdürülebilir biçimde yürütülmesini destekler.
Yönetim sistemi kurulurken
Danışmanlık ve belgelendirme hazırlığı sırasında eğitimler, çalışmalar, politikalar, prosedürler, formlar ve analizlerle birlikte kısa sürede yoğun bir bilgi birikimi oluşur. ISODECK bu içeriği danışman, yönetim sistemi ekibi ve çalışanlar için ortak bir çalışma alanında düzenler.
- Doküman hazırlama ve onay
- Rol ve sorumlulukların tanımlanması
- Risk ve hedef kayıtlarının oluşturulması
- Süreçlerin kuruluş yapısına uyarlanması
Belge sonrasında sürekli işletim
Yönetim sistemi; risk gözden geçirmeleri, tetkikler, hedef ölçümleri, eğitimler ve etkin biçimde sonuçlandırılan DÖF’lerle canlı tutulur.
- Periyodik faaliyet ve hatırlatmalar
- Görev, termin ve gecikme takibi
- Kayıtların kurumsal hafızada korunması
- Sürekli denetime hazır yapı
Süreç tabanlı KYS ile yönetim olgunluğunu geliştirin
Kuruluşlar büyüyen ihtiyaçlarını; bilgiyi güvenle saklayan ve işin ilerlemesini yöneten süreç tabanlı bir kalite yönetim sistemi yazılımıyla karşılayabilir.
| Başlangıç yöntemi | ISODECK KYS ile | Yönetim kazanımı |
|---|---|---|
| Excel listeleri | Merkezi süreç kayıtları | Kalite kayıtları ortak ve yetkili bir yapıda toplanır |
| E-posta hatırlatmaları | Görev ve bildirimler | Sorumlu, termin ve güncel durum birlikte görünür |
| Paylaşımlı klasörler | Kontrollü doküman yönetimi | Geçerli sürüm, onay ve revizyon geçmişi korunur |
| Kişisel takip | Kurumsal iş akışı | Süreçler rol ve kurallarla kurumsal hafızada ilerler |
| Denetim dosyaları | İlişkili kalite kayıtları | Bulgu, uygunsuzluk, faaliyet ve kanıt bağlantıları birlikte korunur |
| Dönemsel belge hazırlığı | Sürekli izlenebilir kayıt | İşlem geçmişi ve kanıtlar faaliyetlerle birlikte oluşur |
KYS yazılımı seçerken sorulması gereken 10 soru
Bir kalite yönetim sistemi yazılımı değerlendirilirken ürünün modül listesi kadar, kalite faaliyetini başlangıçtan sonuçlanmaya kadar nasıl yönettiği de incelenmelidir.
- Dokümanlar web üzerinde hazırlanıp düzenlenebiliyor mu?Belge editörü; içerik hazırlama, onay, versiyon, revizyon ve yayım adımlarını kontrollü bir yaşam döngüsünde birleştirmelidir.
- Kalite faaliyetleri iş akışına dönüşebiliyor mu?DÖF ve tetkik kayıtları; sorumlu, termin, faaliyet ve sonuçları olan süreçler olarak yürütülmelidir.
- Periyodik faaliyetler otomatik takip ediliyor mu?Tetkik, eğitim ve kontroller zamanı geldiğinde başlatılabilmelidir.
- Kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı görülebiliyor mu?İşlem geçmişi, sorumluluk ve denetim izi için temeldir.
- Süreçler kuruluşunuza göre değiştirilebiliyor mu?Alan, rol, onay ve raporlar gerçek prosedürlerinize uyarlanabilmelidir.
- DÖF etkinlik kontrolüne kadar takip ediliyor mu?Etkinlik kontrolü, tamamlanan faaliyetin kalıcı iyileştirmeye katkısını gösterir.
- Farklı yönetim sistemleri ortak altyapıyı kullanabiliyor mu?Ortak risk, tetkik, eğitim ve doküman yapıları verinin bir kez yönetilmesini sağlar.
- Görev, termin ve gecikmeler görünür mü?Yönetici açık, bekleyen, tamamlanan ve geciken işleri birlikte görebilmelidir.
- ERP ve kurumsal sistemlerle entegre olabilir mi?Personel, tedarikçi ve organizasyon verileri ortak kaynaklardan akabilmelidir.
- Platform büyüyen ihtiyaçlara uyum sağlayabilir mi?Kullanıcı, süreç ve entegrasyon ihtiyacı arttığında sistem ölçeklenebilmelidir.
Neden ISODECK?
ISODECK, süreç tabanlı bir kalite yönetimi yazılımı olarak kalite modüllerini ortak bir belge ve iş akışı platformunda bir araya getirir.
Süreç tabanlı yapı
İşi sorumlular, karar noktaları, onaylar ve terminlerle sonuçlanana kadar takip eder.
Online belge oluşturma ve düzenleme
TS 13298 belgeli EBYS altyapısıyla belgeleri web üzerinde hazırlamayı, işlemeyi, onaylamayı, versiyonlamayı ve yayımlamayı destekler.
ISODECK Yazı Editörünü inceleyin →Kuruma göre yapılandırma
Form, alan, rol, onay, bildirim ve raporlar gerçek işleyişe göre düzenlenebilir.
Birden fazla yönetim sistemi
Farklı yönetim sistemlerindeki ortak faaliyetlerin birlikte yürütülmesini destekler.
Kurumsal sistemlerle bütünleşme
ERP, e-imza, KEP, UETS ve diğer kurumsal sistemlerle birlikte çalışabilir.
Kurumsal hafıza
Kararlar, görevler, belgeler, kanıtlar ve işlem geçmişi kişilerden bağımsız korunur.
ISODECK KYS kimler için uygundur?
Kalite faaliyetlerini departmanlar arasında izlenebilir iş akışlarına dönüştürmek isteyen kuruluşlara uygundur.
- KYS’yi Excel ve e-postayla takip edenler
- ISO 9001 veya ISO/IEC 27001 sistemi bulunanlar
- Çok departmanlı süreçleri olanlar
- Çok sayıda doküman ve revizyon yönetenler
- DÖF kapanışlarını izlemek isteyenler
- Denetim kayıtlarını sürekli hazır tutmak isteyenler
- Birden fazla yönetim sistemini yürütenler
- Özel süreç ve entegrasyon ihtiyacı olanlar
Kalite Yönetim Sistemi hakkında sık sorulan sorular
KYS yazılımının kapsamı ve standartlarla ilişkisi hakkında kısa yanıtlar.
KYS yazılımı nedir?
KYS yazılımı; kalite dokümanları, riskler, uygunsuzluklar, düzeltici faaliyetler, denetimler, eğitimler ve hedefler gibi faaliyetlerin dijital ortamda yürütülmesini sağlar.
Kalite dokümanları ISODECK üzerinde hazırlanabilir mi?
Evet. Politika, prosedür, talimat ve formlar ISODECK Yazı Editörü ile web üzerinde hazırlanabilir ve düzenlenebilir. Mevcut içerikler Word’den kopyala-yapıştır ile aktarılabilir, zengin tablolar tasarlanabilir; inceleme, onay, revizyon, versiyon ve yayım adımları aynı doküman yaşam döngüsünde yönetilebilir.
QMS yazılımı ile KYS yazılımı nasıl ilişkilidir?
QMS yazılımı İngilizce Quality Management System, KYS yazılımı ise Türkçe Kalite Yönetim Sistemi adlandırmasından gelir; ikisi aynı yazılım kategorisini ifade eder.
ISO 9001 yazılımı ile KYS yazılımı aynı şey midir?
KYS yazılımı daha geniş bir kategoridir. ISO 9001 faaliyetlerinde kullanılabilir; kuruluşun standarda özgü olmayan diğer kalite süreçlerini de destekleyebilir.
ISO/IEC 27001 hangi yönetim sistemini tanımlar?
ISO/IEC 27001, Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standardıdır. Doküman, risk, iç tetkik, eğitim ve düzeltici faaliyet gibi ortak süreçler KYS altyapısıyla birlikte yürütülebilir.
KYS yazılımı belgelendirme sürecini nasıl destekler?
KYS yazılımı; belgelendirme değerlendirmesinde kullanılan dokümanların, faaliyetlerin, görevlerin ve kayıtların düzenli ve izlenebilir biçimde yönetilmesini sağlar. Belgelendirme kararı yetkili bağımsız kuruluş tarafından verilir.
KYS yazılımı belge sonrasında nasıl kullanılır?
Tetkikler, riskler, eğitimler, hedefler ve DÖF’ler düzenli biçimde yürütülür; sistemin güncelliği ve denetime hazırlığı yıl boyunca korunur.
ISODECK süreçleri kuruluşa nasıl uyarlanır?
Süreç adımları, alanlar, roller, onaylar, bildirimler, raporlar ve entegrasyonlar kuruluşun ihtiyacına göre uyarlanabilir.
ISODECK hangi kurulum seçeneklerini sunar?
ISODECK; teknik ve güvenlik ihtiyaçlarına göre bulut, on-premise veya hibrit kullanım seçenekleriyle değerlendirilebilir.
taksimdanismanlik.com & isodeck.com İş Birliği
Belgelendirme sürecini ve sonrasını “Taksim Danışmanlık” Firmasının deneyimli eğitmenlerinin gözetiminde ve ISODECK Kalite Yönetim Sisteminin konforunda verimli bir şekilde yürütebilirsiniz.
Daha fazla bilgi için
Taksim Danışmanlık sitesini ziyaret edin.
ISO süreçleri sadece belge alıncaya kadar değil, kesintisiz devam etmesi gereken süreçlerdir. O nedenle belge alındıktan sonra edinilmiş olan birikimin korunması ve gerekli denetimlerin periyodik olarak yapılması söz konusudur.