EBYS, DYS ve ETS aynı şey midir?

EBYS, DYS ve ETS Farklılıları

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Doküman Yönetim Sistemi (DYS) ve Evrak Takip Sistemi (ETS) aralarında işlevsel açıdan ne gibi farklar vardır?

Bu sistemler, özünde aynı alanda çözüm sağlayan ancak zaman içinde farklı şekilde isimlendirilmiş sistemler midir yoksa aralarında belirgin farklar mevcut mudur?

Bu soruyu ChatGPT ye sordum ve aldığım cevabı paylaşıyorum.

EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi), DYS (Doküman Yönetim Sistemi) ve Evrak Takip Sistemi (ETS), belgelerin elektronik ortamda yönetimini sağlayan sistemlerdir. Her bir sistemin farklı özellikleri ve kullanım alanları bulunmaktadır.

İşte bu sistemler arasındaki temel farklar:

1. EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)

EBYS, kurumların fiziksel belge ve evraklarını elektronik ortama taşıyarak yönetmelerini sağlar. Fiziksel belgelerin taranması ve elektronik olarak saklanmasıyla, belgelere daha kolay erişim sağlanır, arama yapılabilirlik artar ve depolama maliyetleri azalır. EBYS, belge oluşturma, düzenleme, paylaşma, sürüm kontrolü gibi işlemleri destekler ve belgelerin yaşam döngüsünü takip eder.

2. DYS (Doküman Yönetim Sistemi)

DYS, kurumların elektronik olarak oluşturulan belgelerini yönetmelerini sağlar. DYS, belge oluşturma, düzenleme, depolama, paylaşma ve iş akışı süreçlerini destekler. Bu sistem, belge oluşturma aşamasından başlayarak belgenin yaşam döngüsünü takip eder ve belgenin her aşamasında gerekli işlemlerin yapılmasını sağlar. DYS, belge işleme süreçlerini otomatikleştirir ve işbirliği için kullanıcılar arasında etkili bir iletişim sağlar.

3. ETS (Evrak Takip Sistemi)

ETS, kurumlar arasında veya kurum içindeki belge ve evrakların takibini sağlar. Bu sistem, bir belgenin oluşturulduğu noktadan itibaren tüm işlemlerini, gönderimlerini ve durumunu izleyerek takip eder. Evrak Takip Sistemi, belge hareketlerinin kaydedilmesi, ilgili kişilere bildirimler gönderilmesi ve süreçlerin takip edilmesi gibi işlevlere sahiptir. Genellikle kurumlar arası yazışma ve evrak paylaşımı için kullanılır.

4. Kapsam ve İşlevsellik

EBYS, genellikle kurumların tüm belgelerini elektronik olarak yönetmek için kullanılırken, DYS daha çok elektronik olarak oluşturulan belgelerin yönetimini destekler. Doküman Yönetim Sistemi, belge oluşturma, düzenleme, depolama ve iş akışı süreçlerini kapsar. Evrak Takip Sistemi ise belgelerin hareketini takip etmek, durumlarını izlemek ve süreçleri yönetmek amacıyla kullanılır.

5. Uygulama ve Sistem Esnekliği

Her bir sistemin uygulama ve sistem esnekliği farklıdır. EBYS ve DYS, genellikle özel bir yazılım veya platform üzerinde kurulum gerektiren sistemlerdir. Evrak Takip Sistemi ise bazı durumlarda özel bir yazılım gerektirebilirken, bazı durumlarda hazır olarak sunulan çevrimiçi platformlar üzerinde de kullanılabilir.

ChatGPT, yine şaşırtıcı ölçüde doğru ayrımlar yapmış ve farkları anlaşılır bir şekilde ortaya koymuş.

Ancak pratikte yok denecek kadar az işletme bu sistemlerin tümüne hatta ikisine birden sahiptir. Hele hele, Küçük ve Orta ölçekli işletmeler söz konu olduğunda bu sistemlerden hiçbirine sahip olmayan işletme oranı azımsanmayacak kadar yüksek olduğunu görmekteyiz.

Doğal olarak bir KOBİ yöneticisi hem işlevsellik açısından bu üç sisteminde sağladıklarını talep edecek hem de bunun karşılığında yüksek bir bütçe ayırmak istemeyecektir.

Bu bağlamda EBYS, DYS ve ETS aynı şey midir sorusuna, evet Aynı Şeydir, demek yanlış olmayacaktır.

Elektronik Belge Yönetimi, Doküman Yönetimi, Evrak Takibi için ISODECK Bulut EBYS.