Satın alma talebinden mal kabulüne kadar kontrollü süreç
ISODECK Satın Alma Onay Süreçleri; ihtiyaçların standart bir taleple açılmasını, doğru yetkilere yönlendirilmesini ve teklif, sipariş ile kabul kayıtlarıyla birlikte izlenmesini sağlar.
- Kuruma özel talep ve onay akışları
- Üyeliksiz güvenli bağlantılarla teklif toplama
- ERP ile birlikte çalışabilen süreç katmanı
Satın alma onay süreci nedir?
Satın alma onay süreci; bir mal veya hizmet ihtiyacının, kurumun bütçe, yetki ve satın alma politikalarına göre değerlendirilerek satın alma işlemine dönüştürülmesini sağlayan iş akışıdır. Talep eden kişi, ihtiyaç gerekçesi, miktar, tarih, proje ve maliyet merkezi gibi bilgileri kaydeder; talep belirlenen kurallara göre ilgili yöneticilere ve satın alma birimine ilerler.
Satın alma süreç yönetimi ise onayın ötesine geçer. Onaylanan talebin teklif toplamaya, tedarikçi seçimine, siparişe, mal veya hizmet kabulüne ve gerektiğinde fatura kontrolüne bağlanmasını kapsar.
Satın alma talep ve onay süreci nasıl çalışır?
Akış kuruluşun yapısına göre sadeleştirilebilir veya farklı kontrol noktalarıyla genişletilebilir. Satın alma sürecinin iş modeli, kurum büyüklüğü, organizasyon yapısı ve bütçeye göre değişebileceği CIPS satın alma süreci rehberinde de belirtilir.
İhtiyacı kaydedin
Standart satın alma talep formunda kapsam, miktar, gerekçe ve termin bilgilerini toplayın.
Yetki ve bütçeyi kontrol edin
Talebi tutar, kategori, şirket, proje ve maliyet merkezine göre doğru kişilere yönlendirin.
Güvenli bağlantıyla teklif alın
Tedarikçilerin üyelik veya kullanıcı girişi olmadan kendilerine gönderilen güvenli bağlantı üzerinden teklif iletmesini sağlayın.
Kararı siparişe dönüştürün
Seçilen teklif ve onay gerekçesiyle sipariş hazırlığını başlatın.
Mal veya hizmet kabulü yapın
Teslim edilen miktarı, hizmet sonucunu ve varsa uygunsuzluğu kaydedin.
Kontrol zincirini tamamlayın
Faturayı talep, sipariş ve kabul bilgileriyle ilişkilendirerek onaya hazırlayın.
Açık işleri görün
Bekleyen, geciken, tamamlanan ve revizyona dönen kayıtları raporlayın.
Karar geçmişini koruyun
Kim, ne zaman, hangi bilgiyle karar verdi sorusunun yanıtını kayıt altında tutun.
Tedarikçilerden üyelik gerektirmeden teklif alın, kararınızı kalem bazında verin
ISODECK, satın alma talebi onaylandıktan sonra seçilen tedarikçilere kendilerine özel güvenli bağlantılar gönderilmesini sağlar. Tedarikçinin sisteme üye olması, kullanıcı hesabı açması veya kullanıcı adı ve parola ile giriş yapması gerekmez.
Güvenli bağlantı üzerinden teklif iletimi
Tedarikçi, kendisine iletilen bağlantıyı açarak yalnızca ilgili teklif talebine erişir; istenen ürün veya hizmet kalemleri için fiyat, para birimi, teslim süresi, ödeme koşulu, açıklama ve gerekli belgeleri iletebilir. Gönderilen bilgiler ilgili satın alma talebi ve tedarikçi kaydıyla ilişkilendirilir.
Bu yöntem, sürekli bir tedarikçi hesabı açılmasına gerek bırakmadan teklif iletişimini sadeleştirir. Satın alma ekibi, farklı kanallardan gelen e-posta ve dosyaları yeniden düzenlemek yerine teklifleri aynı kayıt üzerinde değerlendirir.
Teklif seçimini ürün kalemlerine göre parçalı yapın
Bir teklif talebindeki bütün ürünleri tek tedarikçiden almak zorunda değilsiniz. Farklı kalemler, fiyat ve koşullarına göre farklı tedarikçilere verilebilir.
| Ürün kalemleri | Seçilen tedarikçi | Karar sonrası işlem |
|---|---|---|
| A, B ve C ürünleri | A Firması | A Firması için seçilen kalemlerden sipariş hazırlanır |
| X, Y ve Z ürünleri | B Firması | B Firması için seçilen kalemlerden ayrı sipariş hazırlanır |
Satın alma onayları hangi kurallara göre yönlendirilebilir?
Tek bir sabit onay zinciri yerine, talebin bağlamına göre çalışan kurallar daha hızlı ve kontrollü bir yapı sağlar.
| Kural | Örnek kullanım | Süreç sonucu |
|---|---|---|
| Tutar ve para birimi | Belirlenen limitlerde farklı yönetim seviyeleri | Yetki limitine uygun onay rotası |
| Kategori | Hammadde, hizmet, yatırım veya lisans alımı | Kategori uzmanı ya da ek kontrol |
| Şirket ve departman | Farklı tüzel kişilikler veya iş birimleri | İlgili organizasyonun onaycıları |
| Proje ve maliyet merkezi | Proje bütçesi veya departman gideri | Doğru bütçe sahibine yönlendirme |
| İstisna durumu | Acil ihtiyaç, tek kaynak veya sözleşme dışı alım | Gerekçe ve ek onay zorunluluğu |
Satın alma yönetimi yazılımında ihtiyaç duyulan temel yapı
ISODECK, süreç adımlarını kurumun satın alma politikasına göre yapılandırılabilir iş akışlarına dönüştürür.
Satın alma talep formu
Kategoriye göre değişen alanlarla eksiksiz ve karşılaştırılabilir ihtiyaç kaydı oluşturun.
Dinamik onay akışı
Tutar, birim, proje ve diğer kurallara göre paralel veya sıralı onaylar tanımlayın.
Gelişmiş teklif karşılaştırma
Aynı ürünün en düşük teklifini ve tedarikçinin önceki teklifini görün; farklı ürün kalemlerini farklı tedarikçilerden seçin.
Sipariş ve kabul bağlantısı
Onaylanan kararı sipariş ve teslimat kayıtlarıyla aynı süreç zincirinde izleyin.
Görev ve bildirim
Bekleyen işlemleri sorumlulara bildirin; termin ve gecikmeleri görünür hale getirin.
Rapor ve işlem geçmişi
Talep hacmi, sonuçlanma süresi, durum ve karar geçmişini yetkiye bağlı raporlayın.
Örnek Satın Alma Onay Süreci
Aşağıdaki örnek süreç grafiği, satın alma talebinin oluşturulmasından yönetici onayına, teklif toplama ve değerlendirme adımlarından temin sürecine kadar ilerleyen örnek bir satın alma onay akışını göstermektedir.
ERP kayıtlarını esnek satın alma iş akışlarıyla tamamlayın
ERP sistemi; malzeme, tedarikçi, bütçe, sipariş ve muhasebe kayıtlarının ana kaynağı olmaya devam edebilir. ISODECK ise bu verilerin çevresindeki talep, değerlendirme, onay, görev ve karar sürecini yönetir.
Entegrasyon kapsamı mevcut sistemin sunduğu servislere ve kurumun veri sahipliği kararlarına göre belirlenir. Personel, organizasyon, tedarikçi ve maliyet merkezi bilgileri alınabilir; onaylanan talep, kalem bazındaki tedarikçi seçimi ve sipariş verileri ilgili sisteme aktarılabilir. Gerekli onaylar tamamlandığında seçilen kalemlere göre tedarikçi bazında sipariş fişleri ERP sisteminde otomatik açılabilir. ERP ile iş akışı uygulamalarının görev ayrımı hakkında ayrıntılı değerlendirmeyi inceleyebilirsiniz.
Hangi işletmeler için uygundur?
Özellikle talep ve onay kararlarının birden fazla birim arasında ilerlediği yapılarda değer üretir.
- Satın alma taleplerini e-posta veya Excel ile toplayanlar
- Tutar ve kategoriye göre farklı yetki kuralları bulunanlar
- Teklifleri talep kaydıyla birlikte karşılaştırmak isteyenler
- Sipariş ve kabul durumunu talep sahiplerine göstermek isteyenler
- ERP’nin standart onay akışının dışında özel süreç ihtiyacı olanlar
- Karar, gerekçe ve işlem geçmişini denetlenebilir tutmak isteyenler
Satın alma onay süreçleri hakkında merak edilenler
Satın alma talep formunda hangi bilgiler bulunmalıdır?
İhtiyaç açıklaması, ürün veya hizmet, miktar, gerekçe, hedef tarih, departman, proje ve maliyet merkezi temel alanlardır. Kategoriye göre teknik şartname veya ek belge istenebilir.
Teklif toplama ve karşılaştırma aynı süreçte yapılabilir mi?
Evet. Onaylanan taleple ilişkili teklifler fiyat, vade, teslim süresi ve diğer koşullarla kaydedilebilir; seçim kararı ve gerekçesi aynı kayıt üzerinde korunabilir.
ISODECK mevcut ERP ile çalışabilir mi?
Evet. Entegrasyon, ERP sisteminin sunduğu servisler ve kurumun ihtiyaçları değerlendirilerek kurgulanabilir.
Süreç değiştiğinde onay akışı uyarlanabilir mi?
Alanlar, roller, limitler, adımlar, bildirimler ve raporlar kuruluşun güncel satın alma politikasına göre uyarlanabilir.
Tedarikçiler sisteme üye olmadan teklif verebilir mi?
Evet. Tedarikçiler kendilerine gönderilen güvenli bağlantı üzerinden ilgili teklif talebine erişebilir; kullanıcı hesabı açmadan ve kullanıcı adıyla sisteme giriş yapmadan tekliflerini iletebilir.
Teklifler hangi bilgilerle karşılaştırılabilir?
Aynı ürün için gelen teklifler, en düşük fiyat ve diğer ticari koşullarla karşılaştırılabilir. Tedarikçinin aynı ürün için verdiği önceki teklif de değerlendirme sırasında görüntülenebilir.
Teklif seçimi ürün kalemlerine göre bölünebilir mi?
Evet. Aynı talepteki A, B ve C ürünleri bir tedarikçiden; X, Y ve Z ürünleri başka bir tedarikçiden seçilebilir. Seçim ve onay sonrasında tedarikçi bazında ayrı siparişler oluşturulabilir.
Sipariş fişleri ERP sisteminde otomatik açılabilir mi?
Evet. Entegrasyon kapsamına göre onaylanan kalemler ve seçilen tedarikçiler esas alınarak sipariş fişleri ERP sisteminde otomatik oluşturulabilir.