Tedarikçi kararlarını ölçülebilir kriterlere dayandırın.
Aday seçiminden periyodik performans değerlendirmesine kadar soru, belge, kriter, ağırlık ve puanları aynı süreçte yönetin; kararların gerekçesini ve geçmişini koruyun.
Tedarikçi değerlendirme nedir?
Tedarikçi değerlendirme; aday veya mevcut tedarikçilerin önceden belirlenen yeterlilik ve performans kriterleriyle incelenmesi, puanlanması ve sonuçların satın alma ya da kalite kararlarında kullanılmasıdır.
Değerlendirme yalnızca fiyat karşılaştırması değildir. Ürün veya hizmet kalitesi, teslimat başarısı, ticari koşullar, belge uygunluğu, iletişim ve kuruma özgü riskler birlikte ele alınabilir. Kriterlerin tedarikçi kategorisine göre değişmesi, sonucun daha anlamlı olmasını sağlar.
Tedarikçi seçimi ve periyodik performans değerlendirmesi
Yeni bir tedarikçiyi kabul etmek ile çalışılan tedarikçinin dönem içindeki başarısını ölçmek aynı karar değildir. ISODECK’te soru seti, kriter, veri kaynağı ve onay akışı bu iki amaca göre farklılaştırılabilir.
Aday tedarikçi seçimi ve yeterlilik
Çalışma başlamadan önce firmanın kurumsal, teknik ve operasyonel yeterliliği değerlendirilir.
- Firma ve kategori bilgileri
- Referans, yetkinlik ve kapasite soruları
- Talep edilen sertifika ve belgeler
- İlgili birimlerin görüş ve onayları
- Kabul, ret veya ek bilgi kararı
Mevcut tedarikçinin periyodik değerlendirmesi
Gerçek çalışma sonuçları belirli dönemlerde ölçülür; değişim ve iyileştirme ihtiyacı izlenir.
- Kalite ve uygunsuzluk sonuçları
- Teslimat zamanı ve miktar uyumu
- Fiyat, hizmet ve iletişim performansı
- Belge ve uygunluk durumu
- Devam, aksiyon veya yeniden değerlendirme kararı
Kriterler satın alınan ürün veya hizmete göre belirlenmelidir
Aşağıdaki başlıklar örnektir. Kriterler, ağırlıklar, veri kaynakları ve puan eşikleri kurumunuzun sektörüne ve tedarikçi kategorisine göre yapılandırılır.
| Kriter grubu | Örnek ölçüm | Olası veri kaynağı | Karara katkısı |
|---|---|---|---|
| Kalite | Uygun ürün/hizmet oranı, iade veya uygunsuzluk sayısı | Kalite kontrol, mal kabul, ilgili iş birimi | Beklenen şartların karşılanma düzeyi |
| Teslimat | Termin ve miktar uyumu, eksik veya geciken teslimat | Sipariş, sevkiyat ve mal kabul kayıtları | Operasyonun sürekliliği ve plan güvenilirliği |
| Ticari performans | Fiyat rekabetçiliği, koşullara uyum ve fiyat istikrarı | Teklif, sipariş ve sözleşme bilgileri | Maliyet ve ticari sürdürülebilirlik |
| Hizmet ve iletişim | Yanıt süresi, sorun çözme ve iş birliği | Satın alma ve ilgili kullanıcı görüşleri | Günlük çalışma kalitesi ve esneklik |
| Belge ve uygunluk | Zorunlu belgelerin varlığı, geçerliliği ve güncelliği | Tedarikçi kayıtları ve belge süreçleri | Yeterlilik ve kurumsal risk kontrolü |
| Kuruma özel kriterler | Sektör, kategori, proje veya risk sınıfına özel ölçütler | Anket, denetim, teknik ekip veya dış veri | Standart puanın kapsamadığı özel gereksinimler |
Not: Sabit ve tek bir kriter seti yerine, kritik tedarikçi grupları için farklı değerlendirme modelleri oluşturmak daha anlamlı sonuç verir.
Soru ve belgelerden puan ve karara
Dış katılım, güvenli davet bağlantısı üzerinden sağlanabilir; tedarikçinin sürekli bir portal hesabına sahip olması değerlendirme sürecinin ön koşulu değildir.
Kapsam belirlenir
Tedarikçi grubu, dönem, sorumlular ve değerlendirme modeli seçilir.
Soru ve belge istenir
Tedarikçiye güvenli bağlantı ile soru formu ve belge görevleri gönderilir.
Yanıtlar incelenir
Eksik veya açıklama gereken bilgiler için tamamlama adımı çalıştırılır.
Birimler değerlendirir
Satın alma, kalite ve ilgili kullanıcılar kendi alanlarında görüş bildirir.
Sonuç hesaplanır
Kriter puanları ve ağırlıklar tanımlanan kurala göre birleştirilir.
Aksiyon belirlenir
Seçim, devam, iyileştirme veya yeniden değerlendirme kararı kaydedilir.
Tedarikçi değerlendirme sürecini videoda izleyin
Soru ve belge taleplerinden değerlendirme adımlarına kadar sürecin ISODECK üzerinde nasıl ilerlediğini görün.
Toplam puanın yanında puanın nedenini de görün
Ağırlıklı puanlama; kritik kriterlerin sonuç üzerindeki etkisini artırırken farklı tedarikçileri ortak bir modelle karşılaştırmaya yardımcı olur. Ancak tek başına toplam puan yeterli değildir. Hangi kriterin düşüşe neden olduğu, önceki dönemle değişim ve değerlendirmenin dayandığı kayıtlar birlikte görülebilmelidir.
ISODECK’te soru yanıtları, iç değerlendirme puanları ve kuruma özel hesaplama kuralları aynı süreçte kullanılabilir. Eşikler ve sonuç sınıfları kurumun politikasına göre belirlenir.
Değerlendirmeler takvime ve sorumlulara bağlı ilerlesin
Tedarikçi grubu, değerlendirme sıklığı ve sorumlular tanımlanarak dönemsel plan oluşturulabilir. Zamanı gelen değerlendirmeler için süreç başlatılması, ilgili kişilerin bilgilendirilmesi ve tamamlanmayan görevlerin izlenmesi sağlanabilir.
Risk ve kategoriye göre sıklık
Kritik tedarikçiler daha sık, düşük riskli gruplar daha uzun dönemlerle değerlendirilebilir.
Çok birimli katkı
Kalite, satın alma ve hizmeti kullanan birimlerin değerlendirmeye kontrollü biçimde katılması sağlanabilir.
Dönemsel karşılaştırma
Tek bir anlık puan yerine performans değişimi ve tekrar eden sorunlar görünür hale getirilebilir.
Tedarikçi değerlendirme iki farklı yönetim bakışına hizmet eder
Aynı değerlendirme kaydı satın alma kararlarına maliyet, teslimat ve hizmet açısından; kalite yönetimine ise dışarıdan sağlanan ürün ve hizmetlerin kontrolü, kayıtların izlenebilirliği ve iyileştirme açısından katkı sağlar.
Satın Alma Yönetimi açısından
- Adaylar arasında nesnel seçim yapmak
- Teklif kararını geçmiş performansla desteklemek
- Teslimat ve hizmet sorunlarını görünür kılmak
- Tedarikçiyle devam kararını veriye dayandırmak
Kalite Yönetim Sistemi açısından
- Seçim, izleme ve yeniden değerlendirme yaklaşımını standartlaştırmak
- Kriter, sonuç ve karar kayıtlarını korumak
- Uygunluk ve performans değişimini takip etmek
- Denetimlerde değerlendirme geçmişine erişmek
ISO 9001, dışarıdan sağlanan süreç, ürün ve hizmetlerin kontrolünü kalite yönetiminin bir parçası olarak ele alır. ISODECK, kurumun belirlediği seçim, izleme ve yeniden değerlendirme kayıtlarının süreç içinde yönetilmesine yardımcı olur.
Değerlendirmeyi form doldurmanın ötesine taşıyın
- Tedarikçi kategorisine göre farklı soru havuzları
- Yanıta bağlı koşullu sorular ve belge talepleri
- Güvenli davet bağlantısıyla dış katılım
- Eksik bilgi ve belge tamamlama adımları
- Çok birimli görev, görüş ve onay akışları
- Kriter ağırlıkları ve otomatik puan hesapları
- Periyodik değerlendirme planları ve hatırlatmalar
- ERP ve tedarikçi kayıtlarıyla ilişkilendirme
Tekrarlayan bilgi, belge ve dış kullanıcı görevleri yüksek hacme ulaştığında değerlendirme süreçleri sürekli erişilebilen Tedarikçi Portalı ile genişletilebilir.
Tedarikçi değerlendirme hakkında
Tedarikçi değerlendirmesi hangi sıklıkta yapılmalıdır?
Sıklık; tedarikçinin kritiklik düzeyine, alınan ürün veya hizmete, çalışma hacmine ve kurum politikasına göre belirlenmelidir. Kritik gruplar daha sık, düşük riskli gruplar daha uzun dönemlerle değerlendirilebilir.
Tedarikçi değerlendirme kriterleri nelerdir?
Yaygın başlıklar kalite, teslimat, ticari performans, hizmet ve iletişim ile belge uygunluğudur. Kriterler ve ağırlıkları ürün, hizmet ve tedarikçi kategorisine göre uyarlanmalıdır.
Tedarikçilerin sisteme kullanıcı olarak tanımlanması gerekir mi?
Değerlendirme soruları ve belge talepleri güvenli davet bağlantısı üzerinden tedarikçiye ulaştırılabilir. Yüksek hacimli ve tekrarlayan dış kullanıcı işlemlerinde sürekli kullanıcı hesapları Tedarikçi Portalı üzerinden yönetilir.
Aday seçimi ile periyodik değerlendirme aynı formda mı yapılır?
Zorunlu değildir. Aday seçiminde yeterlilik, kapasite ve belgeler; periyodik değerlendirmede gerçek kalite, teslimat ve hizmet sonuçları öne çıkar. ISODECK’te iki amaç için farklı akış ve kriter setleri oluşturulabilir.
Onaylı tedarikçi listesi oluşturulabilir mi?
Değerlendirme sonucu, kurumun belirlediği kabul ve sınıflandırma kararlarına temel olabilir. Liste yapısı, karar eşikleri ve ilgili ERP veya tedarikçi kayıtlarıyla kurulacak ilişki kurumun sürecine göre tasarlanır.
Değerlendirme süreci KYS’den bağımsız kullanılabilir mi?
Evet. Tedarikçi değerlendirme tek başına veya Satın Alma Yönetimiyle birlikte kullanılabilir; kalite yönetimi gereksinimi olan kurumlarda KYS süreçleriyle de ilişkilendirilebilir.
Tedarikçi kararlarınızı ortak kriterler ve izlenebilir kayıtlarla güçlendirin.
Aday seçim ve periyodik değerlendirme yapınızı birlikte inceleyelim; soru, belge, kriter, puan ve karar akışını ISODECK üzerinde modelleyelim.