Sözleşme Yönetimi Yazılımı

ISODECK Sözleşme Yönetimi Yazılımı, sözleşme talebinden hazırlama ve müzakereye, onay ve elektronik imzadan süre, yenileme ve arşiv yönetimine kadar sözleşmenin tüm yaşam döngüsünü yöneten bir Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi — Contract Lifecycle Management (CLM) yazılımıdır. Aynı zamanda kapsamlı bir sözleşme takip programı olarak sözleşmelerin merkezi, güvenli ve izlenebilir biçimde yönetilmesini sağlar.

Word, e-posta ve Excel arasında kaybolan sözleşme süreçleri yerine; hukuk, satın alma, satış, finans ve yönetim ekiplerinin aynı süreç üzerinde çalışmasını sağlar.

ISODECK ile Sözleşmelerinizi Nasıl Yönetirsiniz?

ISODECK ile sözleşmelerinizi;

• Sözleşme talebi olarak başlatabilir,
• Şablon ve merkezi madde kütüphanesinden hazırlayabilir,
• Online olarak düzenleyebilir,
• Karşı tarafın inceleme ve müzakeresine açabilir,
• Departman görüşüne sunabilir,
• Sözleşme metni üzerinde not ve yorumlarla görüş paylaşabilir,
• Metin değişikliklerini ve revizyonları takip edebilir,
• Hukuk, satın alma, finans ve yönetim onaylarından geçirebilir,
• Elektronik imza veya mobil imza ile imzalatabilir,
• Süre, yenileme ve fesih tarihlerini izleyebilir,
• OCR destekli dijital arşivde saklayabilirsiniz.

Uçtan Uca Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi

ISODECK Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi (Contract Lifecycle Management — CLM) yazılımı; bir sözleşmenin talep edilmesinden hazırlanmasına, müzakere edilmesinden imzalanmasına ve imza sonrası yükümlülüklerin yönetilmesine kadar tüm aşamaları tek platformda birleştirir.

Sözleşme Talebi: Sözleşme yaşam döngüsü, yeni bir sözleşme ihtiyacının talep edilmesiyle başlar.

Sözleşmenin Hazırlanması: Onaylı şablonlar, madde kütüphanesi ve otomatik alanlar kullanılarak kurum standartlarına uygun sözleşme taslakları hazırlanır.

İnceleme ve Müzakere: Hukuk birimi, ilgili departmanlar ve karşı taraf sözleşmeyi inceler; görüşler, yorumlar, revizyon talepleri ve metin değişiklikleri kayıt altında yönetilir.

Kurumsal Onay: Sözleşme; hukuk, satın alma, finans ve yönetim gibi ilgili birimlerin tanımlanmış onay süreçlerinden geçirilir.

İmza ve Yürürlüğe Alma: Onaylanan son sözleşme metni elektronik imza, mobil imza veya ıslak imza süreçleriyle imzalanır ve yürürlüğe alınır.

İmza Sonrası Yönetim: İmzalanan sözleşmeler merkezi ve güvenli bir arşivde saklanır; süreler, yükümlülükler, kritik tarihler, yenilemeler, uzatmalar ve fesih süreçleri takip edilir.

Böylece sözleşmenin ilk talebinden sona ermesine kadar tüm işlemler, belgeler, kararlar ve değişiklikler izlenebilir tek bir sözleşme kaydı üzerinde yönetilir.

Her Sözleşme Kuruma Özel Bir Süreçle Yönetilir

Sözleşme talebi, hazırlama, inceleme, müzakere, onay, imza, yürürlük ve yenileme aşamaları; kurumun organizasyon yapısına, sözleşme türüne ve iş kurallarına göre esnek süreç akışlarıyla yapılandırılabilir. Farklı sözleşme türleri için farklı adımlar, sorumlular, onay mekanizmaları ve karar kuralları tanımlanabilir.

Video: Örnek Süreç

Aşağıdaki videoda yeni bir sözleşmenin oluşturulmasından onay ve imza aşamalarına kadar ISODECK üzerinde nasıl ilerlediğini görebilirsiniz.

Bu videoda ISODECK üzerinde yeni bir sözleşme oluşturma, şablondan sözleşme hazırlama, onay sürecine gönderme ve elektronik imza adımlarının nasıl yönetildiği gösterilmektedir.

ISODECK, bir Sözleşme Takip Programından beklenen temel işlevlerin ötesine geçerek sözleşme yönetimini;

• Hazırlama,
• İnceleme,
• Revizyon,
• Onay,
• Elektronik imzalama,
• Yürürlük,
• Süre ve termin takibi

adımlarından oluşan yaşayan bir süreç olarak ele alınır.

Sözleşme türüne göre farklı iş akışları tanımlanabilir. Örneğin belirli sözleşmeler hukuk birimi incelemesinden geçebilir, finans veya satın alma onayı gerektirebilir ya da tutara göre farklı onay akışlarına yönlenebilir.

Bu sayede:

• Süreçler standartlaşır,
• Onay gecikmeleri azalır,
• Tüm hareketler kayıt altına alınır,
• Tüm değişiklik geçmişi saklanır ve sözleşme içeriğindeki değişiklikler izlenebilir.

Yorumlar, Revizyonlar ve Değişiklik Geçmişinin İzlenmesi

Sözleşme inceleme ve müzakere sürecinde kullanıcılar, ISODECK Editörü üzerinde sözleşmenin ilgili bölümlerine not ve yorum ekleyebilir. Böylece hukuk biriminin görüşleri, departman değerlendirmeleri, açıklamalar ve revizyon talepleri sözleşme metniyle ilişkili olarak kayıt altında tutulur.

Yorumlar üzerinden yürütülen değerlendirmeler sözleşme metnini doğrudan değiştirmez. Üzerinde uzlaşılan düzenlemeler daha sonra metne uygulanabilir ve yapılan ekleme, silme veya değişiklikler değişiklik izleme özelliğiyle takip edilebilir.

Sözleşme yönetimi süreçlerinde en önemli sorunlardan biri, farklı Word dosyalarının e-posta ile dolaşması ve hangi versiyonun güncel olduğunun kaybedilmesidir. ISODECK tüm yorum, revizyon ve versiyon geçmişini saklayarak sözleşmenin müzakere sürecinin izlenebilmesini sağlar.

Bu sayede:

• Hangi metnin onaylandığı açıkça belirlenebilir.
• Sözleşmenin ilgili maddeleri üzerinde görüş paylaşılabilir,
• Hukuk ve departman değerlendirmeleri metinle birlikte saklanabilir,
• Revizyon talepleri kayıt altında yönetilebilir,
• Kim tarafından hangi değişikliğin yapıldığı görülebilir,
• Değişikliklerin hangi tarihte yapıldığı izlenebilir,
• Versiyonlar karşılaştırılabilir,

Şablonlar, Otomatik Alanlar ve Madde Kütüphanesi

Sözleşmeler manuel yöntemlerle hazırlandığında genellikle önceki benzer bir sözleşme kopyalanır ve taraf, tarih, ücret, süre veya koşul bilgileri dikkatlice değiştirilmeye çalışılır.

Bu yöntem:

• Zaman kaybına,
• Unutulan alanlara,
• Yanlış bilgilerle hazırlanan sözleşmelere
  

neden olabilir

ISODECK ile farklı sözleşme türleri için standart sözleşme şablonları oluşturulabilir. Önemli sözleşme alanları süreç verileri ile ilişkilendirilir ve sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.

Örneğin firma bilgileri, sözleşme süresi veya iletişim bilgileri değiştiğinde yalnızca ilgili süreç alanındaki değer güncellenir. Sözleşme oluşturulurken güncel bilgiler otomatik olarak kullanılır.

Kurumun standart sözleşme hükümleri merkezi bir sözleşme madde kütüphanesinde tutulabilir. Her sözleşme türünde kullanılabilecek maddeler önceden belirlenebilir ve kullanıcılar gerekli maddeleri sözleşme metnine doğrudan ekleyebilir.

Sözleşmeye eklenen maddeler metin üzerinde işaretlenir. Müzakere sırasında yapılan ekleme, silme ve değişiklikler değişiklik izleme özelliğiyle takip edilebilir.

Bu sayede:

• Manuel düzenleme ihtiyacı azalır,
• Kurumsal sözleşme standardı korunur,
• Onaylı sözleşme hükümleri yeniden kullanılabilir,
• Sözleşmeler daha hızlı hazırlanabilir,
• Madde bazındaki değişiklikler izlenebilir,
• Hata riski düşürülebilir.

Otomatik Madde Numaralandırma ve Çift Dilli Sözleşme Desteği

Sözleşmedeki madde ve alt madde numaraları, metin üzerinde yapılan ekleme, silme ve taşıma işlemlerine göre otomatik olarak güncellenir. Böylece uzun ve sık revize edilen sözleşmelerde numaraların elle düzeltilmesine gerek kalmaz.

Yan yana iki sütunda hazırlanan çift dilli sözleşmelerde her dilin başlık ve madde numaralandırması bağımsız olarak çalışır. Bir sütundaki düzenleme, diğer dildeki sözleşme yapısını ve madde numaralarını bozmaz.

ISODECK, otomatik olarak değişen madde numaralarını değişiklik izlemenin dışında tutar.

Örneğin sözleşmenin arasına yeni bir madde eklendiğinde takip eden tüm maddelerin numarası değişse bile bunlar silinmiş ve yeniden eklenmiş gibi gösterilmez. Böylece karşılaştırma ekranı numara değişiklikleriyle kalabalıklaşmaz; kullanıcılar yalnızca sözleşme metninde yapılan gerçek değişikliklere odaklanabilir.

Elektronik İmza ve OTP ile İmzalama

ISODECK; sözleşmelerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES), Mobil İmza veya SMS + OTP + Zaman Damgası yöntemleriyle imzalanabilmesini destekler.

Elektronik imza süreçleri sayesinde:

• Fiziksel evrak trafiği azalır,
• İmza süreçleri hızlanır,
• Uzaktan imzalama mümkün hale gelir,
• İşlemler kayıt altına alınır.

Üyelik, abonelik veya bireysel müşteri süreçlerinde elektronik imza kullanamayan kullanıcılar için SMS doğrulama (OTP) ve Zaman Damgası yöntemleri kullanılabilir.

Harici Tarafların Müzakere ve İmza Süreçlerine Dahil Edilmesi

Sözleşmenin karşı tarafı veya harici imzacısı ISODECK kullanıcısı olmasa bile güvenli davet bağlantıları üzerinden sözleşme sürecine dahil edilebilir.

Harici taraflar sözleşme taslağını inceleyebilir, görüş ve revizyonlarını iletebilir, gerekli değişiklikler üzerinde çalışabilir ve müzakere tamamlandıktan sonra elektronik imza veya mobil imza ile imzalama işlemini gerçekleştirebilir.

İnceleme ve imza sırası gelen kişiler “Davet” fonksiyonları ile sisteme yönlendirilir. Böylece karşı tarafla yürütülen sözleşme müzakeresi, revizyon ve imza süreçleri e-posta ve farklı dosyalar arasında dağılmadan tek süreç üzerinden yönetilebilir.

Gelen Sözleşmelerin İncelenmesi ve Müzakere Yönetimi

İşletmeler yalnızca kendi hazırladıkları sözleşmeleri değil, karşı taraflardan gelen sözleşme taslaklarını da yönetmek zorundadır. ISODECK, dışarıdan gelen sözleşmelerin sisteme alınması, incelenmesi, revize edilmesi ve onaylanması için iki farklı çalışma yöntemi sunar.

Sözleşme Metninin ISODECK Editörüne Alınması

Karşı taraftan Word veya PDF formatında gelen sözleşmenin metni kopyalanarak ISODECK editörüne aktarılabilir. Sisteme alınan metin üzerinde doğrudan düzenleme yapılabilir; maddeler eklenebilir, silinebilir veya değiştirilebilir, açıklamalar ve yorumlar eklenebilir.

Bu yöntemde sözleşme metni, ISODECK’in otomatik madde numaralandırma, değişiklik izleme, versiyon yönetimi ve online ortak çalışma özellikleriyle birlikte yönetilir. Yapılan değişiklikler kayıt altına alınarak sözleşmenin ilk taslağından onaylanan son metnine kadar bütün müzakere geçmişi korunur.

DOCX Dosyası Üzerinden Çalışılması

Karşı tarafın gönderdiği DOCX sözleşme taslağı, biçimi korunarak doğrudan ISODECK’e alınabilir. Kullanıcılar dosya üzerinde değişiklik yapabilir, değişiklik izleme özelliğini kullanabilir ve sözleşmenin ilgili bölümlerine yorumlar ekleyebilir.

Revize edilen DOCX dosyaları yeni versiyonlar halinde kayıt altında tutulur. Böylece sözleşmenin hangi versiyonunda, kim tarafından ve hangi değişikliklerin yapıldığı izlenebilir; önceki versiyonlara erişilebilir ve müzakere sonunda üzerinde uzlaşılan son metin açık biçimde belirlenebilir.

Her iki yöntemde de sözleşme; hukuk incelemesi, ilgili departmanların görüşleri, karşı taraf değerlendirmesi, revizyon talepleri ve kurum içi onaylardan oluşan tek bir süreç üzerinden yönetilir. Sistem kullanıcısı olmayan iş ortakları da güvenli davet bağlantılarıyla inceleme ve müzakere sürecine dahil edilebilir.

• Karşı taraf sözleşmelerinin sisteme alınması
• Metnin ISODECK editörüne aktarılması
• DOCX dosyası üzerinde doğrudan çalışma
• Online sözleşme düzenleme
• Madde ekleme, silme ve değiştirme
• Metin üzerine görüş ve yorum ekleme
• Madde bazında değişiklik izleme
• Versiyonların kaydedilmesi ve karşılaştırılması
• Hukuk ve ilgili birim incelemeleri
• Güvenli dış kullanıcı daveti
• Karşı taraf değerlendirme ve müzakere süreçleri
• Revizyon taleplerinin yönetilmesi
• Onaylanan son metnin belirlenmesi
• İlk taslaktan imzalanan son versiyona kadar tüm geçmişin saklanması

Mevcut Sözleşmelerin Sayısallaştırılması

Bir sözleşme yönetimi sistemine geçiş öncesinde işletmelerin elinde çok sayıda fiziksel veya dağınık elektronik sözleşme bulunabilir.

ISODECK ile:

• Mevcut sözleşmeler kayıt altına alınabilir,
• Önemli sözleşme bilgileri sisteme girilebilir,
• Elektronik dosyalar yüklenebilir,
• Fiziksel sözleşmeler taranarak sisteme aktarılabilir.

Tüm sözleşmeler merkezi dijital arşiv altında toplanır.

Sözleşme Süre ve Termin Takibi

ISODECK Sözleşme Takip Programı, sözleşmelerin başlangıç ve bitiş tarihlerini, yenileme dönemlerini, fesih bildirim sürelerini, ödeme ve teslimat terminlerini düzenli olarak takip eder.

Yaklaşan kritik tarihler için ilgili kullanıcılara önceden hatırlatma ve bildirimler gönderilebilir. Böylece sözleşmeler yalnızca arşivlenen belgeler olmaktan çıkar; süreleri, yükümlülükleri ve önemli terminleri sürekli izlenen aktif süreçler haline gelir.

OCR Destekli Dijital Arşiv

Sözleşmelerin farklı klasörlerde, e-posta kutularında veya fiziksel arşivlerde dağınık şekilde bulunması; geçmiş sözleşmelere erişimi ve kontrolü zorlaştırabilir.

ISODECK ile yeni oluşturulan sözleşmelerin yanı sıra geçmiş yıllara ait elektronik veya taranmış sözleşmeler de tek bir merkezi dijital arşiv altında toplanabilir.

[ GÖRSEL ]

Sisteme yüklenen belgeler üzerinde otomatik Türkçe OCR işlemleri uygulanır. Böylece yalnızca tanımlı alanlar üzerinden değil, sözleşme içeriğinde geçen kelimelere göre de arama yapılabilir.

Bu sayede:

• Eski sözleşmelere hızlı erişim sağlanabilir,
• Fiziksel arşiv bağımlılığı azaltılabilir,
• Sözleşme içerikleri merkezi olarak yönetilebilir,
• Belirli bir firma, konu, tarih veya ifade geçen sözleşmeler saniyeler içinde bulunabilir.

Sözleşme Yönetimi Nedir?

Sözleşme yönetimi, bir sözleşmenin taslak aşamasından imza, yürürlük, yenileme, fesih ve arşivleme aşamasına kadar izlenmesini sağlayan kurumsal süreçtir. Etkin bir sözleşme yönetimi, yalnızca belgelerin saklanması değil; kimin hazırladığı, kimlerin onayladığı, hangi versiyonun geçerli olduğu, hangi tarihte yenileneceği ve hangi yükümlülüklerin takip edileceği gibi bilgilerin kontrol altında tutulmasıdır.

Sözleşme Yönetimi Neden Önemlidir?

• Süre ve yenileme takibinin kaçırılmaması
• Hukuk, satın alma ve finans ekiplerinin aynı bilgiye erişmesi
• Revizyon ve versiyon karmaşasının önlenmesi
• Onay ve imza süreçlerinin izlenebilir olması
• Denetim ve iç kontrol ihtiyacının karşılanması

ISODECK Sözleşme Yönetimi Özellikleri

• Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi — CLM
• Sözleşme talebi ve süreç başlatma
• Sözleşme şablonları ve otomatik alanlar
• Merkezi sözleşme madde kütüphanesi
• Online sözleşme düzenleme
• Karşı taraf inceleme ve müzakere süreçleri
• Madde bazında değişiklik izleme
• Revizyon ve versiyon yönetimi
• Hukuk, satın alma, finans ve yönetim onay akışları
• Elektronik imza ve mobil imza
• SMS OTP ve zaman damgası
• Sözleşme süre, yenileme ve fesih takibi
• Otomatik bildirimler
• Yetki bazlı erişim
• Tam metin arama ve OCR
• Dijital arşiv
• Raporlama
• ERP, CRM, EBYS, KEP ve UETS entegrasyonları
• Bulut, hibrit ve on-prem kullanım

Hangi Sözleşmeler Yönetilebilir?

• Satın alma sözleşmeleri
• Satış sözleşmeleri
• Hizmet sözleşmeleri
• Tedarikçi sözleşmeleri
• Kira sözleşmeleri
• Bakım sözleşmeleri
• Gizlilik sözleşmeleri / NDA
• Bayi ve distribütör sözleşmeleri
• Personel ve danışmanlık sözleşmeleri

Kimler Kullanır?

• Hukuk departmanı
• Satın alma departmanı
• Satış ekipleri
• Finans ve muhasebe
• İdari işler
• Üst yönetim
• Kalite ve iç denetim

Sözleşme yönetimi yalnızca hukuk departmanının işi değildir. Sözleşmenin hazırlanması, bütçe etkisi, tedarikçi ilişkisi, ödeme koşulları, yenileme tarihi ve operasyonel yükümlülükleri farklı departmanları ilgilendirir. ISODECK, bu ekiplerin aynı sözleşme süreci üzerinde kontrollü şekilde çalışmasını sağlar.

Sözleşme Yönetimi Süreçlerini kullanmadan Elektronik Sözleşme Düzenlemek

ISODECK Tedarikçi Değerlendirme Süreçleri

ISODECK Satın Alma Yönetimi