ISODECK Sözleşme Süreçleri, sözleşmelerin şablonlar kullanarak hızla düzenlenmesini, onay akışları ile gözden geçirilmesini ve elektronik imza ile güvenli bir şekilde imzalanmasını sağlar.
ISODECK Sözleşme Süreçleri
ISODECK elektronik sözleşme yönetimi konusunda etkili çözümler sunmaktadır. Sözleşmelerin elektronik imza veya SMS + OTP + Zaman Damgası yöntemleriyle imzalanabilmesini destekleyerek, işletmelerin süreçlerini hızlandırır ve verimliliklerini artırır.
Elektronik imza, yasal olarak kabul edilen bir imza yöntemi olup, işletmelere kolaylık ve hız sağlar.
Özelleştirilebilen Sözleşme Süreçleri
Her bir sözleşme bir süreç olarak ele alınır. İşletmelerin kendilerine has sözleşme oluşturma süreçleri olabilir. Sözleşme türüne göre farklı akışlar takip edilebilir, düzenleme sonrasında farklı birimlerin (Örneğin hukuk biriminin) incelemesine ve uyarlamasına izin veren süreçler tasarlanabilir.
Tüm değişiklik geçmişi saklanır ve sözleşme içeriğindeki değişiklikler izlenebilir.
Sözleşme Şablonları ve Semboller ile Dinamik Sözleşmeler
Bir sözleşme yazılımı kullanılmadığı durumda, sözleşmeler genellikle önceki benzer bir sözleşmeden kopyalanır ve içindeki taraf, iletişim, tarih ve koşul bölümleri dikkatlice değiştirilmeye çalışılır. Burada hata yapma olasılığı ve bundan kaynaklı zaman kayıpları hiç te az değildir.
ISODECK sözleşme süreç yönetiminde farklı amaçlar için farklı sözleşme şablonları oluşturabilirsiniz. Her bir sözleşme bir süreç olarak yürütülür. Önemli sözleşme bilgileri için semboller kullanılır. Bu sayede sözleşme metni içinde bu değerleri arayıp değiştirme gibi bir çaba gerekli olmaz.
Örneğin eğer, sözleşme süresi değişirse bu ilgili süreç kaydı üzerindeki giriş alanında değiştirilir. Sözleşme PDF olarak üretilirken, sembollerin güncel değerleri kullanılacağı için sözleşmeler daha kısa süreler içinde ve daha hatasız olarak oluşturulabilmektedir.
OTP + Zaman Damgası
Üyelik, abonelik gibi hizmet sözleşmelerinde üyenin Elektronik imza kullanamadığı durumlarda SMS + OTP (One Time Password) + Zaman Damgası yöntemi kullanılabilir.
Bu yöntemde, sözleşmeyi imzalayacak kişiye SMS ile tek kullanımlık şifre (OTP) gönderilir ve belirlenen bir zaman diliminde bu şifre kullanılarak imza işlemi tamamlanır. Tüm bu işlemler ve oluşturulan belge Zaman damgası ile imzalanarak belgenin sonradan değiştirilmediği güvence altına alınır.
Sözleşmenin Elektronik İmzalanması
Sözleşmelerin Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) kullanılarak (token veya mobil imza) imzalanması en geçerli ve inkar edilemez yöntemdir.
Sözleşmenin tarafı ISODECK kullanıcısı olmasa bile (Harici İmzacı olması durumu) ISODECK tüm taraflara elektronik imzalama imkanı sağlamaktadır.
İmzalamaya Davet
Bir harici imzacının imza sırası geldiğinde, ISODECK “İmzaya Davet” fonksiyonu ile imzacıyı sisteme davet eder.
Kendisine gönderilen bağlantıyı takip ederek ISODECK e gelen harici imzacı imzalama işlemini E-İmza veya Mobil kullanarak yapabilir.
Tarafların Kendi Kopyasını İndirebilmesi
Elektronik olarak imzalanan sözleşmelerin tarafları, elektronik formdaki imzalanmış olan dosyayı edinmelidirler. Sözleşmenin kağıda basılı hali yeterli ve geçerli değildir.
ISODECK, taraflar sözleşmeyi elektronik olarak imzaladıklarında kendilerine bir kopya indirme hakkını güvenceye alır.
Gelen Sözleşmelerin Gözden Geçirilmesi
Bizim tarafımızdan düzenlenmeyen tarafı olduğumuz sözleşmelerin de gözden geçirilmesi gerekir. Bu durumda eğer diğer taraf ISODECK gibi bir sözleşme yönetim sistemi kullanmıyor ise sözleşme taslağını bir Word dosyası olarak bize iletecektir.
Bu durumda bir gelen sözleşme süreci başlatıp, taslak sözleşme dosyasını sürece ekleriz. Tanımlı onay akışlarını takip eder, notlarımızı alarak ilerleyebiliriz. Taslak sözleşme dosyasını değişikliğe uğradıkça süreç içinde bunu takip ederiz ve sonuçlandırırız.
Eski Sözleşmelerin Sayısallaştırılması
Bir sözleşme yönetimi programı kullanmaya başlamadan önce birikmiş olan çok sayıda sözleşme olabilir. Bunların bazıları elektronik kopya olarak temin edilse bile çoğunlukla kağıt üzerinde olacaktır.
Bu noktada yapılması gerekenler
- Mevcut sözleşmelerin ilgili bir süreç ile kayıt altına alınması. Taraf bilgileri, konusu, önemli sözleşme bilgileri ve sözleşme bitiş tarihi bilgilerinin girilmesi.
- Elektronik formda olan sözleşmelerin dosya olarak yüklenmesi
- Kağıt formunda olan sözleşmelerin belge tarayıcıları ile taranarak sisteme yüklenmesi
Tüm Sözleşmelerin tek bir çatı altında toplanması
Yeni sözleşmeler ve eski sözleşmelere ait tüm içerik ISODECK tarafından Dijital arşive aktarılır ve otomatik olarak tüm belgeler üzerinde Türkçe OCR işlemi yapar.
Bu sayede, sözleşmelerin tamamı üzerinde tanımlı alanlar üzerinden veya içinde geçen kelimelere göre hızlı aramalar yapılabilir.
Sözleme Yönetimi Süreçlerini kullanmadan Elektronik Sözleşme Düzenlemek