Sözleşme yönetimi çoğu zaman iş süreçlerinin görünmeyen ama en riskli alanıdır. Bir sözleşme taslağının hazırlanması, onaya sunulması, revize edilmesi, karşı tarafla paylaşılması, imzalanması ve ardından takip edilmesi… Her aşamada farklı kişiler, farklı formatlar ve farklı iletişim kanalları devreye girer. Versiyonlar e-posta eklerinde dolaşır, dosya isimleri “final_v2_son_bu_gercekten_son” seviyesine ulaşır ve En kritik tarihler ise takvimlerde unutulur. Sürecin bir kısmı mail kutularında, bir kısmı dosya sunucularında, bir kısmı ise sadece bireylerin hafızasında kalır.
Bu parçalanmış yapı, şirketin operasyonel verimliliğini ciddi anlamda zayıflatmakla kalmaz, aynı zamanda yasal riskleri de beraberinde getirir. Kaçırılan fesih bildirim süreleri, kaybolan versiyonlar, yanlışlıkla onaylanan içerikler ya da imzaya gitmeden son anda yapılan değişiklikler… Bunların her biri, şirketin itibarına ve mali durumuna doğrudan etki eder. Üstelik bu hatalar, çoğu zaman kimsenin “kötü niyeti” değil, sistemsizliğin bir sonucudur.
ISODECK, kurumların sözleşme süreçlerini uçtan uca dijitalleştirerek bu karmaşayı ortadan kaldırır. Sözleşmenin ilk taslağından son imzaya kadar olan tüm adımlar, sistem üzerinde tanımlı bir süreç içinde yürütülür. Her revizyon versiyonlanır, kullanıcıların katkıları ve yorumları kayıt altına alınır. Hazır hale gelen sözleşme, e-imza ya da mobil imza entegrasyonları ile yasal geçerli bir şekilde imzalanır. Böylece ne e-posta trafiğine, ne de klasör yığınlarına ihtiyaç kalır.
Ancak sözleşme yönetimi sadece belge oluşturmak ve imzalamak değildir. Asıl değer, imzalanmış bir sözleşmenin etkin şekilde izlenmesidir. ISODECK bu amaçla, her sözleşmeye özel takip tarihleri (ör. bitiş tarihi, fesih bildirimi, fiyat güncelleme vs.) tanımlanmasına imkân tanır. Bu tarihler yaklaştığında sorumlu kişilere otomatik bildirimler gider. Ayrıca tüm sözleşmeler, kurum içinde sadece yetkili kişilerin erişebileceği şekilde merkezi bir arşivde saklanır. Aranan bir sözleşmeye saniyeler içinde ulaşılabilir.
Bugün sözleşmelerinizin gerçekten kontrol altında olup olmadığını sormanın zamanı gelmiş olabilir. Eğer süreçler kişilere bağlı yürüyorsa, belgeler farklı ortamlarda dağınık haldeyse ya da eski versiyonların hangisi olduğu bile belli değilse… ISODECK’in sunduğu çözümle tanışmanın tam zamanı.